¿Qué debe incluir el manual del empleado?

Los propietarios de pequeñas empresas pueden pensar que, debido al tamaño de su negocio, no necesitan un manual para empleados, ya que tienen la capacidad de comunicar las políticas de la empresa directamente a sus trabajadores.

Sin embargo, un manual de empleados es más que una simple guía sobre salarios o días de vacaciones. Un manual detallado es un reflejo de la cultura y la visión de la empresa, y puede prevenir problemas y conflictos laborales para el empleador.

Importancia del manual del empleado

Este documento explica las leyes federales y estatales que protegen los derechos laborales y es fundamental para entender asuntos como la compensación laboral, las normas de seguridad en el trabajo y las leyes contra la discriminación.

Un manual adecuado le ayuda a cumplir con sus deberes como empleador y reduce el riesgo legal ante posibles disputas en el futuro.

Es importante recordar que ciertas normativas afectan a todas las empresas y es obligación del empleador comunicarlas a sus trabajadores. Incluir estas regulaciones en el manual asegura que todos los empleados estén al tanto y cumplan con las mismas reglas y políticas.

Un manual del empleado efectivo comunica los valores esenciales y la misión de la empresa, establece políticas contra la discriminación y códigos de conducta y define el ambiente laboral ideal para el personal.

A continuación, Abogado.com proporciona una visión general de las disposiciones específicas que se deben incluir en el manual del empleado.

Requisitos legales del manual del empleado

El manual del empleado puede reformular o ampliar los términos del contrato de trabajo, pero debe contener una cláusula que aclare que no constituye un contrato. Este manual detalla las políticas de la empresa de manera general, mientras que cada empleado requiere un contrato individual.

Es esencial que el manual incluya información relevante de acuerdo con las leyes estatales y el tamaño de la empresa.

Compensación del trabajador

Todos los estados, a excepción de Texas y el Distrito de Columbia, requieren que las empresas cuenten con un seguro de compensación para los trabajadores (workers’ compensation insurance en inglés). El manual debe incluir información sobre cómo reportar lesiones y buscar atención médica.

Leyes contra la discriminación y el acoso

La Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC por sus siglas en inglés) exige a todos los empleadores que afirmen su cumplimiento con las leyes estatales y federales pertinentes a la discriminación y acoso en el lugar de trabajo.

Políticas de licencia médica

La Ley de Licencia Familiar y Médica (FMLA por sus siglas en inglés) cubre a las empresas con más de 50 empleados. Los empleados que califican pueden tomar hasta 12 semanas de licencia no remunerada al año por motivos familiares o problemas graves de salud del empleado. Algunos estados han extendido los beneficios de la FMLA para que incluyan la licencia personal y parental.

Acuerdos de confidencialidad

Si su empresa cuenta con un acuerdo de no divulgación (NDA por sus siglas en inglés), los especialistas en recursos humanos sugieren incorporarlo al manual del empleado e informarles a los nuevos trabajadores durante el proceso de contratación para proteger debidamente a la empresa contra posibles litigios.

Requisitos de seguridad y salud

El manual del empleado deberá incluir las siguientes regulaciones federales para garantizar la seguridad y la salud en el lugar de trabajo.

Administración de Seguridad y Salud Ocupacional – OSHA

Todas las empresas, sin importar su tamaño o industria, deben seguir las normativas de salud y seguridad dictadas por la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional (Occupational Safety and Health Administration, OSHA por sus siglas en inglés). Las oficinas de OSHA locales pueden ofrecer protecciones adicionales acordes a los riesgos específicos del estado. Estas normas abarcan desde el almacenamiento seguro de sustancias químicas hasta la protección contra objetos durante vientos fuertes o terremotos, y el uso obligatorio de equipo de protección personal (EPP por sus siglas en inglés).

Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo – EEOC

La Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC por sus siglas en inglés) estableció directrices especiales sobre los días por enfermedad y el teletrabajo durante la emergencia del COVID-19. A pesar de que la emergencia ha disminuido, dichas directrices siguen siendo efectivas para evitar la propagación de la influenza (flu) y otras enfermedades contagiosas.

La inclusión de políticas de seguridad y salud en el trabajo en el manual del empleado contribuye a reiterar los procedimientos y normas que todos los empleados deben cumplir.

Estándares y prácticas

Comportamiento en el trabajo

El manual debe especificar las expectativas de comportamiento adecuado en el lugar de trabajo. Es esencial que los empleados entiendan qué conductas son aceptables y cuáles no, así como las posibles medidas disciplinarias que podrían enfrentar. Si se opta por una política de tolerancia cero, esta debe estar claramente expresada en el manual y ser comprendida por todos los trabajadores.

La mayoría de los expertos en recursos humanos y la EEOC no recomiendan políticas de tolerancia cero, salvo en casos de delitos graves y acoso sexual claramente definidos. Antes de implementar estas regulaciones, el empleador puede consultar con un abogado de derecho laboral y de empleo.

Los estándares de comportamiento pueden incluir las siguientes normas:

Códigos de vestimenta y apariencia

Dependiendo del tipo de negocio, estas disposiciones pueden estar vinculadas a la seguridad de la fuerza laboral. Por ejemplo, en la construcción se exige el uso de cascos y botas de seguridad. En la industria de alimentos, se requiere que los trabajadores utilicen guantes y cubiertas para el cabello durante su preparación.

Comportamiento personal

Se refiere al respeto mutuo entre compañeros de trabajo y clientes de acuerdo con el lugar de trabajo. Si se decide prohibir ciertas palabras o comportamientos, debe estar claramente establecido en el manual que la prohibición aplica a todos los empleados.

Acceso en línea

Si su empresa ofrece acceso al internet, podría ser recomendable restringir ciertos sitios web. De lo contrario, la política deberá especificar los portales que deben ser evitados por los empleados. Es importante tener en cuenta que el uso de internet incluye las redes sociales, tanto dentro como fuera del horario de trabajo.

Asimismo, si se planea monitorear el tráfico de internet de los empleados deberá especificarse en el manual. En algunos estados, el uso de dispositivos de seguimiento de teclas y otros aparatos es legalmente equivalente al uso de un dispositivo de grabación, por lo que se recomienda consultar con un abogado antes de implementarlos.

Prácticas disciplinarias

El manual debe detallar las políticas disciplinarias. Hay que recordar que el empleo a voluntad raramente se ejerce de la manera que muchos suponen. Aunque un empleador puede terminar el contrato de un empleado por casi cualquier razón, contar con un registro disciplinario que justifique el despido puede protegerlo contra posibles demandas laborales en el futuro.

Las prácticas disciplinarias pueden abarcar las siguientes regulaciones:

• Políticas de asistencia. Defina cuántas tardanzas o faltas no justificadas activan un proceso disciplinario. Indique si el empleado recibe una advertencia verbal o escrita tras la primera falta.
• Políticas de acoso y discriminación. Es responsabilidad del empleador comunicar y asegurar el entendimiento de las leyes contra la discriminación y el acoso por parte de sus trabajadores. Es importante que las regulaciones especifiquen qué conductas son inaceptables y las posibles acciones disciplinarias incluyendo la terminación del empleado.
• Políticas de conducta en el trabajo. En caso de que un trabajador infrinja alguno de los estándares, es esencial que el manual especifique qué acción disciplinaria se aplicará y cómo afectará su empleo.
• Evaluaciones del desempeño laboral. Las evaluaciones del rendimiento laboral se deben realizar al menos una vez al año. La evaluación puede incluir un plan de acción si el empleado necesita mejorar el desempeño de sus labores.

Las políticas disciplinarias, incluyendo el despido, no deben ser discriminatorias. No se pueden basar en la raza, religión, género, orientación sexual o nacionalidad del empleado. La presencia de políticas claras y registros detallados de las fechas y horas de las infracciones pueden ayudar a prevenir la mayoría de las acusaciones de discriminación laboral.

Teletrabajo

La situación de emergencia por COVID-19 ha revelado al mundo corporativo los beneficios del teletrabajo. Una política de trabajo remoto o híbrido puede incluir empleos de tiempo completo (full-time).

Esta nueva modalidad laboral puede ser una opción factible para trabajadores con discapacidades o para aquellos con ausencias laborales prolongadas, por lo que es importante que el empleador detalle estas opciones en el manual.

Las regulaciones del trabajo remoto o híbrido deben especificar las consideraciones siguientes:

• ¿Qué puestos son aptos para el trabajo desde casa?
• Si los puestos no son aptos para el trabajo remoto, ¿es posible ofrecer otras opciones, tales como, flexibilidad en las horas de trabajo?
• Prácticas laborales permitidas durante el teletrabajo, como ajustes de horario o poder trabajar los fines de semana.
• La tecnología y el equipo necesarios para el desempeño de las labores, así como quién los proporcionará. Por ejemplo, el trabajador será el responsable de obtener la conexión virtual y el empleador se encargará de facilitarle el equipo necesario.

Beneficios del teletrabajo para la empresa

El trabajo remoto e híbrido ha experimentado un aumento de más del 50% desde 2020, estimulando la productividad laboral y la disminución de los gastos generales en la mayoría de las empresas. Con menos personal en la oficina, un gran número de pequeñas empresas ha optado por espacios más reducidos y de esta manera se pudo disminuir los costos operacionales.

Como con otras innovaciones que surgieron durante la pandemia, el trabajo a distancia también les permite a los padres con hijos enfermos permanecer en casa, evitando propagar enfermedades en el lugar de trabajo.

Beneficios y tiempo libre pagado (PTO)

Todos los empleados quieren estar al tanto de los beneficios y ventajas disponibles para ellos. En esta sección del manual, el empleador puede añadir el material siguiente:

• Salarios y horas extras. La Ley de Normas Justas de Trabajo (FLSA por sus siglas en inglés) fija el salario mínimo, pago igualitario y la remuneración de horas extras. Los estados pueden fijar salarios mínimos más altos, pero no más bajos del salario mínimo federal. Es crucial que su manual se alinee con las políticas del estado y de su localidad.
• Seguro médico. De acuerdo con la Ley de Cuidado de Salud a Bajo Precio (Affordable Care Act, ACA por sus siglas en inglés), conocida también como Obamacare, las empresas con más de 50 empleados están obligadas a proporcionar seguro médico asequible a no menos del 95% de su personal. Algunos estados, como California, tienen requisitos adicionales de cobertura de salud.
• Tiempo libre remunerado. Si su empresa ofrece tiempo libre remunerado (PTO por sus siglas en inglés), vacaciones u otras formas de licencia remunerada a empleados que reúnen los requisitos, es importante comunicarles cómo pueden calificar y solicitar estos beneficios. Si se requiere trabajar a tiempo completo para ser elegible, es necesario aclarar en el manual qué constituye tiempo completo en comparación con tiempo parcial o “part-time”.

Manual del empleado: excepciones

Un manual del empleado no es:

• Un contrato de trabajo. El manual debe incluir una cláusula de exención que especifique que la relación de trabajo es a voluntad (at-will), está sujeta al contrato individual de trabajo o a un convenio colectivo. El contenido del manual no deberá interpretarse como una garantía de empleo.
• Integral o exclusivo. El empleador debe esclarecer que las políticas, conductas y ejemplos en su manual son ilustrativos, no exhaustivos. La ausencia de una prohibición expresa no implica permisividad.

Finalmente, el manual es susceptible a cambios cuando sea necesario. Se actualizará conforme a las modificaciones en las leyes, normativas o a la cultura empresarial. Es vital que los empleados estén conscientes de que recibirán versiones actualizadas del manual cuando sea pertinente. El manual no constituye la palabra final sobre la política de la empresa.

Considere obtener los servicios de un abogado

Elaborar un manual para empleados demanda un entendimiento de las leyes estatales y federales. Un abogado de derecho laboral en su localidad puede brindarle la asesoría legal para desarrollar su política y manual de empleados de acuerdo con las necesidades de su negocio.

Versión original: Guide To Creating Employee Handbooks, por: Aviana Cooper, Esq.

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