Requisitos para abrir un restaurante en Estados Unidos

Desde imaginar el concepto del restaurante hasta crear los elementos del menú, habrá que tomar innumerables decisiones, incluyendo las legales, antes de la apertura de un restaurante. Si bien no son tan emocionantes como algunos de los otros aspectos de abrir su propio restaurante, las consideraciones legales serán la columna vertebral de un restaurante exitoso.

Es importante tener una comprensión sólida del valor del negocio. Esto incluye infraestructura, equipos y buena voluntad, así como la lealtad del cliente, la imagen de marca, posición en el mercado y el potencial de ganancias.

Si ya cuenta con un plan de negocios y financiamiento, esta guía completa le mostrará paso a paso el proceso y las leyes y regulaciones que pueden aplicar a su restaurante.

Decida qué tipo de restaurante desea abrir

Si se trata de la primera vez, sus opciones pueden incluir franquiciar, comprar un restaurante existente o iniciar uno desde cero. Al tomar esta decisión, el primer paso puede incluir el nivel de apoyo que pueda necesitar y el control creativo que desee implementar. Cada opción tiene sus ventajas e inconvenientes, como se muestra a continuación.

Franquicias

Según los acuerdos de franquicia, se puede ser propietario de varias franquicias o cadenas de restaurantes. Estos incluyen establecimientos de servicio completo, informales y de comida rápida, tales como:

• Taco Bell y McDonald’s
• Panera Brand y Five Guys
• Applebee’s y Olive Garden

En el caso de las franquicias, el concesionario ya ha realizado la mayor parte del trabajo legal por usted. Sin embargo, usted es responsable de otros requisitos legales, que incluyen:

• Ordenanzas de zonificación locales
• Leyes laborales del estado, incluyendo una licencia de licor
• Impuestos estatales
• Impuestos sobre el empleo
• Normas de seguridad alimentaria
• Código y seguridad en la construcción

Como franquiciado, usted puede administrar su negocio de forma independiente, mientras se beneficia del reconocimiento y apoyo de la marca del concesionario.

Adquirir un negocio existente

Si está pensando en comprar un restaurante ya establecido, es buena idea familiarizarse con sus características y operaciones, tales como:

• Tipo de restaurante, estructura y ubicación (si se trata de un food truck, por ejemplo).
• Estado de la instalación.
• Calidad de la comida.

También puede solicitarle al propietario la revisión de documentos clave, incluyendo:

• Registros e higiene de los empleados (una alta rotación del personal es una señal de alerta).
• Permisos de salud.
• Contratos de servicios, incluidos todos los contratos con proveedores, arrendamientos, contratos sindicales, y contratos de limpieza.
• Una auditoría certificada de registros financieros.

Abrir un nuevo restaurante

A diferencia de comprar una franquicia o hacerse cargo de un restaurante existente, un nuevo restaurante le ofrece la oportunidad de hacer realidad su visión. Empezar desde cero tendrá mayores costos iniciales, requerirá más tiempo, y no tendrá una base de clientes establecida.

Algunas recomendaciones incluyen consultar con los dueños de otros restaurantes y pequeños negocios en el área, o incluso visitar las páginas de blogueros gastronómicos en línea para tener una idea del “feedback” y tendencias del mercado y clientela de la zona.

Elija el nombre de su restaurante

Es clave elegir un nombre comercial único para su restaurante. El nombre debe ser memorable pero simple; tome en cuenta cómo suena, si se verá atractivo en el letrero, marca y en el menú que decida ofrecer.

Asegúrese de visitar el sitio web de la Secretaria de Estado (en inglés), para confirmar que el nombre que ha elegido para su negocio no esté ya en uso. Si el nombre seleccionado está disponible, regístrelo en su estado.

También es importante proteger el nombre de dominio en Internet de la empresa. Aun cuando registre el nombre y adquiera el nombre de dominio, no lo convierte en su propiedad intelectual. Necesitará proteger el nombre de su empresa con una marca comercial.

Es recomendable registrar el nombre del restaurante tanto a nivel estatal como federal. El proceso puede tomar tiempo si se busca obtener una marca a través de una agencia federal. Para más detalles, visite la Oficina de Patentes y Marcas de Estados Unidos.

Tipo de estructura empresarial de su restaurante

Una decisión importante desde el aspecto legal de abrir un restaurante, incluye el tipo de estructura comercial. A continuación, se ofrecen ejemplos de los diferentes tipos de estructuras comerciales para un restaurante:

• Compañía de responsabilidad limitada (LLC)
• Corporación
• Empresa unipersonal
• Asociación

La mayoría de las pequeñas empresas, incluídos los restaurantes, comienzan como una LLC. La estructura flexible y las ventajas fiscales que ofrece esta estructura comercial, suelen tener buenos resultados para el modelo de negocio de un restaurante.

Por lo general, las franquicias son corporaciones. Si es franquiciado, no elegirá una estructura a menos que cree una sociedad holding.

Si su restaurante es un pequeño camión de comida sin empleados más allá de su familia, podría considerar una empresa unipersonal.

Formar una sociedad es buena idea si planea dedicarse al negocio de los restaurantes con uno o más socios.

Tenga en cuenta que las LLC y las estructuras corporativas ofrecen protección de responsabilidad personal, lo que significa que sus bienes personales están a salvo de las deudas y obligaciones de su restaurante. Si un cliente demanda a su restaurante por un accidente de resbalón y caída, su reclamo se limita a los bienes de su negocio, no a los personales.

Las empresas unipersonales y las sociedades no ofrecen protección contra la responsabilidad personal.

Licencias necesarias y permisos comerciales

Los restaurantes tienen varios requisitos de licencia y el tipo de licencia puede variar dependiendo de dónde opere el restaurante y lo que incluya el menú.

La licencia para comenzar con la operación de un restaurante es emitida por el Departamento de Salud y otorga la certificación de que las instalaciones cumplen con los códigos de salud y seguridad requeridos en base al tipo de negocio.

El empresario puede ser responsable de obtener las licencias necesarias para operar su restaurante, incluídas:

• La licencia comercial estatal y local.
• Licencia de negocio actualizada.
• Licencia de bebidas alcohólicas si decide incluir alcohol en el menú y una licencia separada para su transporte.
• Licencia para la entrega a domicilio de alimentos.
• Licencia de música si se planea reproducir música grabada, transmitida o en vivo.
• Inspecciones continuas contra incendios para obtener el certificado de habitabilidad.
• Dependiendo de la jurisdicción, el empresario puede necesitar una licencia de impuesto sobre las ventas, permisos para la señalización, valet parking, contenedores de basura, o para mesas de billar (“pool tables” en inglés).
• Los departamentos de salud locales pueden exigir certificaciones de seguridad alimentaria para sus empleados. Algunos estados exigen permisos de manipulación de alimentos.
• Estos y otros requisitos suelen formar parte de las cláusulas de los contratos de compraventa de un restaurante. Asegúrese de pedir aclaraciones sobre cualquier cosa que no esté clara.

Ubicación del restaurante

De ser posible, elija un espacio comercial con tráfico constante de vehículos y peatones. Esto ayudará con la visibilidad de su restaurante ante el público. Considere dónde está su mercado objetivo, el acceso de clientes y proveedores, la competencia y la sostenibilidad de la zona.

Los siguientes elementos pueden variar según la ubicación que escoja. Investíguelos detenidamente antes de decidirse por un local para su restaurante:

• Licencias locales
• Regulaciones sanitarias
• Alquiler
• Sindicalización

Factores clave a considerar

Contrato de alquiler. Un arrendamiento comercial es un contrato ejecutable, así que preste mucha atención a las cláusulas del contrato. Asegúrese de comprender todos los términos y cláusulas antes de firmar.

Empleados. Si contrata personal, deberá obtener un Número de identificación de empleador (EIN) federal. Los propietarios únicos pueden utilizar los números de su Seguro Social en lugar de un EIN. Solicite el EIN sin costo en el sitio web del IRS.

Dependiendo del concepto de su restaurante, es posible que necesite contratar:

• Personal de recepción como servidores y anfitriones.
• Personal administrativo como cocineros y lavavajillas.
• Jefe de cocina.
• Limpieza y mantenimiento.
• Profesionales de marketing y administración.

Los restaurantes que emplean camareros que reciben propinas tienen normas y regulaciones fiscales especiales para el restaurante y los empleados. También existe un salario mínimo para los empleados con propinas. Si el presupuesto de su empresa lo permite, considere contratar a un contador para que se encargue de esta área.

El sitio web del IRS: Ingresos por propinas, es un gran recurso para propietarios de restaurantes y personal que recibe propinas.

Todos los empleados deben poder trabajar legalmente en los Estados Unidos. Asegúrese de que completen la documentación requerida al momento de la contratación.

Los empleados potenciales deben completar una solicitud, incluso aquellos que conoce a nivel personal. Todos deben tener una identificación adecuada con una copia archivada. Sus empleados también deben pasar una verificación de antecedentes penales, especialmente aquellos que manejarán dinero o tengan acceso a la cuenta bancaria del negocio.

También hay muchas leyes laborales federales y estatales que deberá seguir. Asegúrese de tener la debida diligencia con los trámites fiscales y laborales de su restaurante.

Obtenga más información sobre las leyes sindicales

Pocos restaurantes pequeños fuera de las grandes áreas metropolitanas tienen sindicatos de empleados. Ciudades como Nueva York pueden tener una fuerte presencia sindical en los restaurantes, incluido el Sindicato Unido de Trabajadores Comerciales y de Alimentos (UFCW).

Todos los propietarios de restaurantes deben comprender las leyes laborales, incluida la Ley Nacional de Relaciones Laborales (NLRA).

Negociar con un sindicato puede resultar difícil, incluso para quienes tienen experiencia en este campo. Contrate a un negociador profesional en lugar de intentarlo usted mismo. Si es franquiciado, el franquiciador ya contará con un equipo de negociación.

Obtenga un seguro comercial

Los negocios de restaurantes requieren una cobertura de seguro, que puede incluir los siguientes tipos:

• Seguro de responsabilidad empresarial
• Seguro de compensación laboral
• Seguro de automóvil comercial

Es posible que su contrato de arrendamiento también requiera que el restaurante tenga límites de seguro específicos por pérdida o daño a la propiedad inmobiliaria.

Considere las necesidades de su negocio y sus posibles responsabilidades para determinar la cobertura de seguro adecuada para su restaurante.

Conozca a los inspectores de seguridad locales

Iniciar un negocio en la industria gastronómica significa que tendrá que cumplir con varias normas de seguridad. Establezca contacto personal con los reguladores locales lo antes posible. Esto incluye a los inspectores de incendios, de salud y cualquier otro funcionario gubernamental que pueda interactuar con su negocio.

Construir una relación de trabajo positiva le permite abordar problemas potenciales antes de que estos surjan. Si un inspector identifica áreas de mejora, pueden trabajar juntos para implementar acciones correctivas, minimizando el riesgo de sanciones.

Algunos propietarios de restaurantes contratan a un abogado para que los ayude a solicitar, recibir y cumplir con las regulaciones locales.

Comercialice su restaurante

Franquiciar o comprar un restaurante existente conlleva no solo un reconocimiento de marca incorporado, sino también una base de clientes leales. Comercializar o iniciar su propio negocio requerirá más esfuerzo e ingenio.

Su plan de negocios debe ser la columna vertebral de su plan de marketing. Las secciones de mercado objetivo y análisis de mercado de su plan de negocios deben informar cómo se planea promocionar el nuevo restaurante.

Sea flexible con su estrategia de marketing. Es posible que deba probar varias ideas para ver cuál combina mejor con su mercado objetivo.

Su plan de marketing puede incluir:

• Creación de un sitio web y páginas de redes sociales.
• Marketing digital como optimización de motores de búsqueda (SEO) y anuncios dirigidos.
• Comprometerse con su comunidad local.
• Cobertura de los medios locales (relaciones públicas).
• Publicidad tradicional y digital, como correo directo, folletos y anuncios en publicaciones locales y sitios web de redes sociales.

Inauguración de su restaurante

Una de las mejores formas de promocionar un nuevo restaurante es a través del boca a boca o “word of mouth”. Anime a los clientes a publicar fotografías y comentarios de la comida y servicios en las redes sociales, a cambio de un descuento para utilizar en su próxima visita.

¿Cuánto cuesta abrir un restaurante?

Los costos iniciales de un restaurante varían según la ubicación, costos operativos y el concepto del restaurante.

Su gasto más importante probablemente será el arrendamiento comercial y cualquier renovación o ampliación. El equipamiento y el mobiliario del restaurante también representarán una parte sustancial de los costos iniciales. Estos incluyen:

• Equipo de cocina (como hornos, gabinetes calentadores y parrillas)
• Tecnología de punto de venta (sistema POS)
• Mesas, sillas y otros muebles
• Inventario de alimentos y bebidas
• Utensilios de comedor

También debe tener en cuenta la dotación de personal, marketing, licencias y seguros. Si recibe ayuda de un abogado, deberá incluir los honorarios legales.

La mayoría de los propietarios de restaurantes obtienen préstamos para pequeñas empresas o líneas de crédito comercial que funcionan como una tarjeta de crédito comercial.

Recursos para propietarios de restaurantes

La Asociación Nacional de Restaurantes ofrece apoyo personalizado de mentores en la industria de restaurantes. Algunas ciudades también cuentan con asociaciones de restaurantes locales.

La Agencia Federal de Pequeños Negocios (SBA) proporciona diversos recursos para propietarios de pequeñas empresas, tales como, orientación sobre financiación, registro de su empresa, plan de negocios y respuestas a preguntas frecuentes.

¿Necesita más ayuda con su nuevo negocio? Hable con un abogado

Irrumpir en la altamente competitiva industria de restaurantes no es tarea fácil. Incluso los empresarios experimentados obtienen ayuda legal para las operaciones de sus negocios. Si se trata de su primer restaurante, necesitará orientación y apoyo, sobre todo con los aspectos legales antes y durante la apertura de su emprendimiento.

Los abogados de negocios cuentan con un conocimiento sólido de las leyes y regulaciones locales y pueden asesorarlo en la solicitud y obtención de licencias, permisos y planificación financiera adecuada.

Adaptado al español de su versión original: How To Open a Restaurant | Por: Natalie Moritz

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