Qué necesito para abrir un negocio en EE. UU: guía paso a paso

Iniciar un negocio en Estados Unidos puede ser un camino desafiante, pero con la información, planificación y organización adecuadas, tendrá las bases necesarias para iniciar su emprendimiento de manera exitosa y dentro del marco legal.

A continuación, encontrará una guía con los pasos esenciales para abrir su negocio en EE. UU., desde la elección de la estructura empresarial hasta la obtención de licencias y mucho más.

Evalúe su idea de negocio

Antes de iniciar cualquier trámite, el primer paso fundamental antes de emprender es evaluar la viabilidad de su idea. Para ello, debe crear un plan de negocios detallado que incluya:

• Quiénes serán sus clientes y qué necesidades cubrirá su negocio.
• Investigación de mercado objetivo para entender la demanda y la competencia.
• Análisis de la competencia para identificar sus ventajas competitivas.
• Modelo de negocio y detalles del producto o servicio, incluidos los precios.
• Plan de marketing y redes sociales para promocionar su negocio y atraer clientes.

Hacer un plan de negocios, no solo ayudará a establecer más claramente sus objetivos y oportunidades, sino a determinar si necesitará financiamiento. El capital inicial a menudo proviene de familiares y amigos, pero también puede ser a través de bancos, inversores de capital o crowdfunding (en inglés).

En caso de considerar financiamiento, puede ir reuniendo los documentos que necesitará para demostrar que su negocio es financieramente viable, entre ellos:

• análisis de flujo de caja
• costos de puesta en marcha
• análisis del punto de equilibrio (en inglés), el momento en qué prevé que los ingresos y el costo sean iguales

Finalmente, identifique las fuentes disponibles de financiación (en inglés) y elabore su presentación de venta.

Escoja el nombre de su negocio

El nombre de su negocio es crucial para su identidad y marca. Para elegir un buen nombre para su negocio tenga en cuenta estas recomendaciones:

• Realice una lluvia de ideas con familiares, amigos y socios para encontrar varios nombres que representen su negocio.
• Verifique la disponibilidad de los posibles nombres revisando que no esté registrado como dominio web ni a nivel federal y estatal. Consulte la Oficina de Patentes y Marcas de los Estados Unidos para las marcas federales y la secretaría de estado para las marcas estatales.
• Una vez elegido el nombre, regístrelo ante la Secretaría de Estado correspondiente. También podría querer obtener un registro como marca comercial a nivel federal para mayor protección.
• Si desea utilizar un nombre comercial ficticio o DBA, debe registrarlo conforme a lo establecido por las leyes locales.

Elija la estructura legal adecuada

La estructura legal de su negocio determinará aspectos claves como la responsabilidad personal, el pago de impuestos y su capacidad para obtener fondos. Es una las decisiones más importantes que debe tomar. Si elige el tipo de entidad equivocada, podría verse en la necesidad de cerrarlo y tener que registrar uno nuevo. Las opciones más comunes son:

Empresa unipersonal (Sole Proprietorship): útil para propietarios individuales que desean un control total. A diferencia de otros tipos de estructuras empresariales, no hay que presentar documentos ni pagar tasas para crearlas. No existe una distinción legal entre el propietario y la entidad comercial, por lo que sus bienes personales no tendrán protección frente a una sentencia judicial o una deuda vencida. En otras palabras, usted es personalmente responsable.

Sociedad general (General Partnership): cuando dos personas o más compartirán la propiedad y la operación del negocio. Al igual que la empresa unipersonal, no requieren registro ni mucho papeleo y los socios son personalmente responsables por la empresa. Es decir, sus activos personales podrían estar en riesgo si alguien demanda a la sociedad general.

Compañía de responsabilidad limitada (limited liability company, LLC) y sociedad de responsabilidad limitada (LLP): brinda a sus propietarios, conocidos como miembros, protección contra la responsabilidad personal por deudas comerciales. En otras palabras, si la empresa debe dinero, los activos personales de sus miembros, como sus casas y automóviles, suelen estar seguros.

Corporación(C-Corp y S-Corp): proporciona la mayor protección de responsabilidad, pero conlleva regulaciones más estrictas y preparar muchos documentos, entre ellos los artículos de incorporación y los estatutos. Las corporaciones pueden generar fondos vendiendo sus acciones.

Para algunos de estos tipos de negocio será requerido un agente registrado, que es la persona responsable de recibir todas las notificaciones vinculadas a esa empresa.

Prepare la documentación legal

Dependiendo de la estructura legal elegida, necesitará preparar diferentes documentos:

• Acuerdo de sociedad o de operación: si tiene socios, es crucial definir cómo se gestionará el negocio y cómo se manejarán las ganancias y pérdidas.
• Artículos de organización o incorporación: documentos necesarios para formar una LLC o una corporación.
• Estatutos internos (Bylaws): reglamentos de la nueva corporación que serán necesarios para su gestión.
• Número de identificación del empleador (EIN): si contempla contratar empleados o abrir una cuenta bancaria comercial, es obligatorio obtener este número del Servicio de Impuestos Internos (IRS).

Si tiene dudas sobre la estructura legal más conveniente para su emprendimiento y cómo preparar los documentos, considere buscar la asesoría de un abogado de negocios para asegurarse de que todo esté en regla y no haya conflictos futuros.

Defina un lugar para su negocio

La ubicación de la empresa es clave para su éxito. Antes de decidir si alquilar, comprar o construir un local, considere los siguientes factores:

• Necesidades de espacio: evalúe si necesitará oficinas, almacenes o un local comercial.
• Presupuesto: saque sus cuentas y establezca cuánto puede gastar en alquiler o hipoteca.
• Leyes de zonificación: asegúrese de que la actividad de su negocio esté permitida en la zona elegida.

Consiga un seguro

Tener su propio negocio también conlleva riesgos. El seguro empresarial es esencial para protegerse y dependerá de su tipo de negocio, los productos o servicios que ofrezca, su ubicación y número de empleados. Investigue y compare diferentes tipos de seguros, tales como:

• Responsabilidad civil: protege contra reclamos de terceros.
• Seguro de errores y omisiones (seguro de mala praxis): en caso de que su negocio sea un proveedor de servicios.
• Seguro de salud y discapacidad: si planea tener empleados, contemple esta posibilidad también.

Obtenga permisos y licencias

Para operar legalmente, y dependiendo de las actividades comerciales que realice, necesitará obtener permisos y licencias a nivel estatal y local.

Las licencias varían dependiendo del estado. En California, por ejemplo, las leyes locales requieren una licencia comercial. En Florida y Texas, no existe un requisito de licencia comercial estatal general, pero dependiendo del tipo de actividad comercial que realice, sí necesitará una o más licencias o permisos.

Asegúrese de cumplir con todos los requisitos específicos de su estado y ciudad para evitar multas y otros inconvenientes.

Organice su sistema contable

El éxito de una empresa depende de muchos factores, pero sin duda, contar con un sistema de contabilidad eficiente está entre los aspectos más importantes. Su sistema de contabilidad debe monitorear las cuentas por pagar y por cobrar. Considere lo siguiente:

• Adquirir un software de contabilidad que se adapte a las necesidades de su negocio.
• Escoja un método contable. Puede ser el método de caja o el de valores devengados, que consiste en que los ingresos y gastos deben registrarse al momento en que generan, independientemente de cuándo se realice el pago o cobro efectivo.
• Contratar a un contador para gestionar sus finanzas.

Una vez hecho esto, puede abrir una cuenta bancaria comercial y obtener una tarjeta de crédito comercial.

Prepárese para pagar impuestos

Mantenga organizadas sus finanzas para estar preparado al momento de pagar impuestos. Dependiendo de la estructura de su negocio, actividad y estado donde opera, variará la forma en que hace su declaración y los impuestos que deberá pagar. En principio, necesitará lo siguiente:

• Una cuenta en el IRS para hacer su declaración de impuestos federales.
• Cuenta en la oficina tributaria de su estado para pagar impuestos estatales e impuestos sobre las ventas.

Si tiene empleados, seguramente tendrá que pagar impuestos por seguro de desempleo. Para conocer los impuestos estatales y locales, visite la página web de la Secretaría de Estado correspondiente.

Promocione su negocio

Hecho todo lo anterior, llegó el momento de dar a conocer su negocio. El marketing es clave para atraer clientes. Estos son algunos de los primeros pasos:

• Diseñar un logo para construir su imagen de marca y tarjetas de presentación.
• Crear cuentas en redes sociales y establecer presencia en plataformas como Google, Yelp y otras vinculadas directamente a su área de negocios.
• Desarrollar su sitio web tomando en cuenta la optimización de motores de búsqueda (SEO).

Busque ayuda

Abrir una nueva empresa en Estados Unidos requiere tiempo, esfuerzo y planificación. Puede resultar abrumador, pero recuerde que no tiene que hacerlo todo usted mismo.

La Agencia Federal de Pequeños Negocios (SBA) ofrece recursos en línea para guiar a las pequeñas empresas estadounidenses en su proceso de creación y operación, incluyendo préstamos y ayudas. También puede encontrar organismos a nivel estatal y local que le brinden asistencia.

De igual manera, no dude en buscar apoyo legal de un profesional para asegurarse de cumplir con todas las regulaciones y leyes aplicables para hacer de su emprendimiento un negocio exitoso.

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