¿Qué es el EIN y para qué se utiliza en Estados Unidos?
Por Mairim Gomez | Revisado por Mariana Petersen, LLB | Última actualización 10 de junio de 2024
En este artículo
El número de identificación del empleador (employer identification number o EIN, en inglés) consiste en un número de identificación fiscal federal asignado por el Servicio de Impuestos Internos (Internal Revenue Service, IRS) a los negocios estadounidenses. En palabras sencillas, es como el número de seguro social (SSN) de su empresa.
Un número de identificación del empleador no se asigna automáticamente a las empresas. Los negocios deben solicitarlo, actualizarlo o cancelarlo cumpliendo los requerimientos del IRS. Aunque dependiendo de su tipo de empresa podría no necesitarlo, son fáciles de obtener y útiles de tener. Le contamos por qué.
¿Cuándo necesito un número de identificación del empleador?
El EIN es un número único de nueve dígitos que le permite al IRS reconocer su empresa para declaraciones de impuestos y demás asuntos fiscales.
Generalmente, el IRS requiere que usted obtenga un EIN si alguno de los siguientes aspectos se aplican:
- Su entidad comercial tiene empleados.
- Su negocio opera como corporación (sociedad anónima) o sociedad colectiva.
- Presenta declaraciones de impuestos de alguno de estos tipos:
-
- nómina
- uso y consumo
- alcohol, tabaco y armas de fuego
- Retuvo impuestos sobre ingresos, fuera de sueldos pagados a un extranjero no residente.
- Tiene un plan de pensión Keogh.
- Está involucrado en alguno de los siguientes tipos de organizaciones:
-
- Fideicomisos, IRAs u organización de negocios exentos de devoluciones del impuesto sobre la renta
- patrimonios
- intermediación de inversiones en hipotecas de bienes raíces
- organizaciones sin fines de lucro
- cooperativas de campesinos o administradores de planes
Si usted califica para un número de identificación del empleador, es importante que contacte a su departamento de ingresos estatal para determinar si necesita también un número de identificación de impuesto estatal.
Los números de identificación del empleador tienen importantes implicaciones fiscales para los negocios. Si califica para un EIN puede consultar con un abogado comercial calificado que se especialice en impuestos federales y locales para información adicional.
Si usted es dueño de una Compañía de Responsabilidad Limitada o LLC de un solo miembro (sole proprietorship) que no tiene empleados, podría usar su SSN en lugar de un EIN para declarar sus impuestos federales. Sin embargo, es muy recomendable tener un EIN.
¿Por qué es importante tener un EIN?
Si va a iniciar operaciones como dueño de una pequeña empresa, obtener un EIN debería estar en el tope de su lista de prioridades. No obtener un EIN retrasa muchas funciones comerciales esenciales. La más importante de ellas es utilizar el Sistema Electrónico de Pago de Impuestos Federales (EFTPS) para presentar formularios y declaraciones al IRS.
Además, debe saber que independientemente de que sea un pequeño negocio o una gran empresa, la mayoría de los bancos requerirán un EIN para abrir una cuenta bancaria comercial.
¿Cómo hago la solicitud del EIN?
Obtener un EIN es un proceso rápido y gratuito. Existen varias maneras de solicitarlo. Puede ser en línea, por correo, fax o teléfono. Usted elige la opción de su preferencia, aunque es altamente recomendable hacerlo en línea. La mayoría de los negocios obtienen su EIN casi instantáneamente solicitándolos por esa vía durante las horas especificadas por el IRS.
Para solicitar un número de identificación del empleador en línea, su negocio debe cumplir con estos parámetros:
- Tener su ubicación principal dentro de los Estados Unidos o en uno de los territorios estadounidenses.
- La persona que solicita en línea debe tener un número de identificación del contribuyente (TIN) válido como SSN o ITIN (tax id).
La aplicación es muy intuitiva. Deberá contestar varias preguntas como, por ejemplo, para qué tipo de estructura legal solicita el EIN del IRS. Si se logra validar la información que ingresa, al final de la solicitud se le emitirá de inmediato un número de identificación del empleador.
El correo es la opción más lenta. Tendrá que llenar y enviar el Formulario SS-4. Esto se demora aproximadamente cuatro semanas a partir de la fecha en que el IRS recibe su solicitud.
¿Cuándo necesitaré cambiar o cancelar mi número de identificación del empleador?
La mayoría de los negocios necesitan un nuevo EIN cuando se presenta un cambio en la propiedad o en la estructura del negocio. Por ejemplo, un propietario único necesitará obtener un EIN nuevo si:
- está en procedimientos de bancarrota;
- se convierte en una corporación;
- acepta socios y opera su negocio como sociedad colectiva;
- compra o hereda una empresa y la opera como único dueño.
Los negocios que solamente cambian de nombre o de ubicación, sin cambiar la propiedad o su estructura, generalmente no necesitan nuevos números de identificación del empleador.
Si usted cierra su negocio, el IRS no cancelará su EIN. Su número federal de identificación del empleador es único. Nunca será reutilizado y si usted decide reabrir su negocio en el futuro usted podrá utilizar el mismo EIN.
Si decide que no necesita más un número EIN (por ejemplo cerró su negocio o nunca lo inició), el IRS puede cerrarle la cuenta de su negocio. Para ello, debe enviar una carta que indique:
- nombre legal completo de la entidad y EIN,
- dirección del negocio,
- razón por la que desea cerrar la cuenta.
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