¿Cómo registrar una empresa en EE. UU.?

El registro de una empresa es un paso fundamental en el proceso de abrir un nuevo negocio en los Estados Unidos. Esta formalidad representa la transición de un emprendimiento a una entidad legalmente reconocida. ¿Cómo se lleva a cabo? ¿Qué aspectos debe considerar antes de registrar su negocio? Le contamos a continuación.

Registrar una empresa implica tomar previamente una decisión crucial: debe escoger una estructura empresarial adecuada que se ajuste a su plan de negocios y objetivos a largo plazo. Cada tipo de entidad legal tiene implicaciones sobre la responsabilidad personal, la carga impositiva y la flexibilidad operativa.

Comprender sus características es esencial para el cumplimiento de los requisitos legales y sentar una base más sólida para el éxito de su negocio. Las principales estructuras jurídicas estadounidenses son:

• Empresa individual o unipersonal (Sole Proprietorship)
• Asociación o sociedades (Partnerships)
• Compañías y sociedades de responsabilidad limitada (LLC y LLP)
• Corporaciones o sociedades anónimas (C Corps y S Corps)
• Corporaciones sin fines de lucro (en inglés)

¿Cómo elijo una estructura empresarial?

Como adelantamos, seleccionar la estructura de la empresa adecuada es una decisión fundamental al estar estrechamente relacionada con la protección de responsabilidad civil de su empresa, las obligaciones fiscales y la operatividad.

Una vez conozca y entienda las diferencias entre cada tipo de estructura legal, considere estos factores antes de hacer su elección definitiva:

• ¿Cuánta protección sobre sus activos personales desea?
• ¿Cuál es su área o tipo de negocio? Por ejemplo, ¿es con o sin fines de lucro?
• ¿Cuánta formalidad o nivel organizacional requiere?
• ¿Planea tener socios, inversores y accionistas?
• ¿Necesitará personal?
• ¿Tiene planes de desarrollo o expansión?
• ¿Buscará financiación?

Una vez hecha su elección, podrá proceder con el registro de la empresa ante el estado, cumpliendo con las leyes y requisitos para tal fin.

El proceso de registro

El registro de su empresa consiste en presentar la documentación requerida en la oficina correspondiente, generalmente la Secretaría de Estado. Este proceso formaliza su entidad comercial.

El proceso de registro también incluye la obtención de un número de identificación del empleador (EIN, por sus siglas en inglés) del Servicio de Impuestos Internos (IRS), que le permitirá abrir una cuenta bancaria comercial para su negocio y que necesitará si tiene empleados.

También es posible que deba registrar el nombre de la empresa bajo la denominación de “hacer negocios como” (DBA, por sus siglas en inglés) y designar a un agente registrado para la correspondencia legal.

Dependiendo de la estructura legal elegida, necesitará diferentes documentos:

• Acuerdo de sociedad o de operación si tiene socios.
• Artículos de organización o incorporación si es una LLC o una corporación, respectivamente.
• Estatutos internos (Bylaws) necesarios para la gestión de una corporación.

Recuerde revisar en la página de la Secretaría si debe o no publicar la creación de su empresa. El siguiente paso será obtener las licencias y permisos requeridos. En la mayoría de los estados, los permisos varían según el tipo de negocio y su ubicación.

Todo lo que respecta a la estructura legal y registro de un negocio es clave para su futuro. Considere contar con la asesoría un abogado de negocios que le explique los beneficios y desventajas de cada tipo de entidad legal y le ayude a preparar los documentos asegurándose de cumplir con las leyes. Esta pequeña inversión inicial puede ahorrarle mucho en el futuro.

Registrar una sociedad o empresa unipersonal

Por lo general, las sociedades y empresas unipersonales son fáciles de organizar. Dependiendo del estado y tipo de asociación, podría no haber tarifas asociadas con el establecimiento o mantenimiento de una empresa individual o sociedad.

Es posible que necesite un registro de nombre comercial DBA y, en el caso de las sociedades, un acuerdo de asociación. Recuerde tener en cuenta aspectos como la protección de la responsabilidad y las implicaciones fiscales.

Incorporación de una pequeña empresa estadounidense

La incorporación de una pequeña empresa la transforma en una entidad legal separada de sus propietarios, lo que ofrece protección de responsabilidad para los activos personales. También establece una estructura formal con una junta directiva.

Las corporaciones deben presentar los artículos de incorporación ante la Secretaría de Estado, pagando las tarifas necesarias. Tiene costos iniciales más altos debido a los honorarios legales y administrativos, pues la documentación es más complicada.

Registrar una LLC

Una compañía de responsabilidad limitada (Limited Liability Company, LLC) ofrece una estructura comercial flexible que combina la protección de responsabilidad de una corporación con la flexibilidad operativa de una sociedad. Para el registro, deberá hacer la presentación de artículos de organización ante la oficina del estado.

El IRS suele considerar a las LLC como una entidad de transferencia para propósitos tributarios federales. Esto significa que las ganancias y pérdidas se transfieren directamente a los miembros de la LLC. En lugar de ser la empresa quien declare, cada miembro de la LLC debe reportar la parte de las ganancias que le corresponde en su declaración de impuestos individual usando su número de seguridad social.

Formar una organización sin fines de lucro

Formar una organización sin fines de lucro implica establecer una entidad legal que se dedica a una misión que beneficia al público o a una comunidad específica en lugar de buscar ganancias.

Este proceso incluye la elección de un nombre apropiado y la presentación de artículos de incorporación ante la oficina del estado. También deberá solicitar el estado de exención de impuestos, generalmente como una organización 501 (c) (3), a través del IRS.

Recursos federales y estatales

Los recursos oficiales juegan un papel importante para guiar a los empresarios. Ofrecen información y herramientas claves. El gobierno federal tiene a disposición de los pequeños empresarios la Agencia Federal de Pequeños Negocios (SBA) con recursos, guías para emprender, ayudas y programas de préstamos.

Los gobiernos locales, a través de la oficina de la Secretaría de Estado y las agencias locales de desarrollo empresarial, a menudo proporcionan recursos. Ayudan a elegir la estructura empresarial adecuada y a presentar los documentos necesarios. Finalmente, pueden ayudarlo a comprender las regulaciones y requisitos específicos a nivel estatal.

• Oficinas de corporaciones por estado (en inglés)
• Formularios y tarifas de presentación (en inglés)

Información sobre pago de impuestos

El IRS proporciona en su página web información sobre las responsabilidades tributarias de las empresas a nivel federal, incluyendo fechas para la declaración de impuestos y los formularios que deberá presentar.

A nivel estatal y local también deberá pagar otros impuestos, como el impuesto sobre las ventas. Para más información, debe dirigirse a la oficina tributaria de su estado (en inglés).

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