Cómo registrar un negocio en Texas

Si está evaluando crear una empresa en Texas, además de definir sus ideas, objetivos y forma de operar su negocio, deberá cumplir con las regulaciones estatales y locales. En Texas, al igual que en el resto de los estados, el registro y licencias son parte esencial del proceso.

El primer paso es escoger qué tipo de estructura comercial se adapta mejor a su plan de negocios. A continuación, le resumimos los pasos esenciales para iniciar su nueva empresa en Texas con información sobre las dependencias estatales donde deberá registrarse y solicitar los permisos necesarios.

Definir la estructura empresarial

Para definir qué tipo de entidad legal comercial le conviene más, debe tener claro los objetivos de su negocio a largo plazo. En Estados Unidos, existen varios tipos de empresas; cada una tiene ventajas y desventajas. Estas son las principales estructuras empresariales con fines de lucro bajo las cuales puede registrar su negocio en Texas:

• Propietario único (Sole Proprietorship): es la estructura más sencilla. Ideal para trabajadores por cuenta propia que no necesitan una organización más formal. No ofrece protección contra la responsabilidad personal al no haber separación legal entre el dueño y el negocio.
• Sociedad general (General partnership): cuando dos o más personas se asocian para la operación del negocio, pueden registrarse como una sociedad general. En Texas, no necesita que el acuerdo de asociación sea por escrito y no hay ningún requisito de presentación estatal.
• Corporación (Corporation): es la estructura que proporciona mayor protección contra la responsabilidad personal. Para crear una corporación en Texas, debe presentar un certificado de formación ante la Secretaría de Estado de Texas. Puede hacerlo en línea registrándose en SOSDirect.
• LLC (Limited Liability Company): las compañías de responsabilidad limitada ofrecen protección contra la responsabilidad personal. Pueden ser administradas por gerentes o por sus miembros. Al igual que en el caso de las corporaciones, debe presentar un certificado de formación ante la Secretaría de Estado. La estructura de gestión debe indicarse en el certificado de formación.
• Sociedad limitada (Limited Partnership): una sociedad limitada de Texas suele estar formada por dos o más personas, uno o más socios generales y uno o más socios limitados. Se opera con base en un acuerdo de sociedad, escrito u oral, que no debe presentarse para registro público. Sin embargo, sí debe presentar un certificado de formación ante la Secretaría.
• LLP (Limited Liability Partnership): en caso de que una sociedad general o limitada desee limitar la responsabilidad de sus socios generales, puede optar por registrarse como una sociedad de responsabilidad limitada ante la Secretaría de Estado.

Si decide tener un nombre comercial (DBA o nombre ficticio), debe ser registrado y presentado en la oficina del secretario del condado local. Al momento de elegir un nombre, puede verificar si ya existe otro negocio registrado que se llame igual en el sitio web de la Secretaría de Estado.

El proceso de registro

El Código de Organizaciones Comerciales de Texas requiere que cada entidad comercial registrada mantenga un agente registrado y una dirección física en el estado (domicilio social) donde se reciba la correspondencia.

Este domicilio corresponde a la dirección del agente registrado y puede ser la misma que el lugar de negocios de la entidad. No puede ser un casillero postal (P.O. Box) que forme parte de un servicio comercial de correo o mensajería, a menos que esa empresa comercial sea el agente registrado.

El agente registrado es quien será contactado ante cualquier proceso, notificación o demanda requerida por la ley para ser notificada. Texas requiere que los agentes registrados designados hayan dado su consentimiento a través de un formulario escrito o electrónico de la Oficina de la Secretaría de Estado.

Los formularios para el registro de los distintos tipos de corporaciones, sociedades y las LLC pueden ser enviados de forma digital a través del sitio web de la Secretaría de Estado o enviarse en físico al P.O. Box 13697, Austin, Texas 78711-3697, incluyendo el pago de la tarifa correspondiente en cheque o giro postal (money order) a nombre de la Secretaría de Estado.

Hacerlo online es lo más recomendable, pues acorta los tiempos y puede hacer el pago con una tarjeta de débito o crédito. Solo necesita crear una cuenta en SOSDirect y seguir las instrucciones.

Las tarifas de presentación y otros trámites varían según el tipo de empresa. Si tiene dudas sobre cuál estructura de negocio es la más indicada para usted, puede buscar la asesoría de un abogado local con experiencia en derecho comercial, que además de responder sus preguntas, le asistirá con el proceso de registro y otros documentos legales.

Dónde solicitar permisos y licencias

Texas no requiere que las empresas tengan una licencia comercial general. Sin embargo, sí son necesarios licencias, permisos, certificaciones o registros para llevar a cabo actividades comerciales específicas a nivel federal, estatal y local.

En la Oficina de Permisos Comerciales del departamento de Desarrollo Económico y Turismo de Texas hallará información sobre los permisos y licencias estatales necesarios. También puede consultar la Guía de Licencias y Permisos Comerciales, que proporciona una lista completa sobre los permisos necesarios para establecer y operar una empresa en Texas.

Ciertas profesiones requieren licencias a nivel estatal y se necesitan créditos de educación continua. En la página web del Departamento de Educación Continua del Departamento de Licencias y Regulaciones de Texas encontrará los requisitos necesarios para obtener una licencia ocupacional.

Para asegurarse de que se cumplan todos los requisitos de permisos locales, debe comunicarse con el condado donde planea realizar negocios para determinar si existen requisitos adicionales.

¿Qué impuestos deberá presentar?

Las declaraciones de impuestos estatales se realizan a través del Contralor de Cuentas Públicas de Texas (CPA). En la página web del contralor encontrará una lista de los impuestos requeridos según el tipo de negocio, entre ellos, los impuestos sobre las ventas y franquicias.

En Texas se debe pagar un impuesto a las ventas sobre todas las ventas minoristas, alquileres y arrendamientos de bienes y servicios enumerados en el Código Tributario de Texas.

También se recaudan impuestos de franquicia a cada entidad sujeta a impuestos que está constituida o que hace negocios en Texas. Sin embargo, la mayoría de las pequeñas empresas están exentas.

En cuanto a impuestos locales, el impuesto sobre inventarios comerciales (también conocido como impuesto sobre la propiedad o impuesto ad valorem) es recaudado por el distrito de tasación local del condado. Este impuesto debe ser pagado por las empresas que poseen bienes personales tangibles utilizados para generar ingresos.

Los dueños de negocios deben informar todos los inventarios, equipos y maquinarias para su evaluación al distrito de tasación de su condado. Sin embargo, muchos distritos no gravan el inventario comercial que se encuentra bajo la “Exención de bienes en tránsito” o la “Exención de puerto franco”. En el sitio web del CPA puede buscar su distrito de tasación local y la oficina de impuestos.

En lo que respecta a los impuestos federales, deberán ser presentados ante el Servicio de Impuestos Internos (IRS), según su tipo de entidad empresarial.

Si su empresa contará con empleados, necesitará un Número de Identificación del Empleador (EIN) del Servicio de Impuestos Internos (IRS). Además, deberá pagar impuestos por desempleo, según lo establecido por la Ley de Compensación por Desempleo de Texas (TUCA, por sus siglas en inglés). Entre los considerados “empleadores con responsabilidad” (liable employers) de Texas que deben pagar este impuesto se encuentran:

• empresas unipersonales, sociedades, LLC, LLP y sociedades limitadas;
• corporaciones y fundaciones;
• instituciones bancarias, subdivisiones políticas y agencias gubernamentales.

Los empleadores deberán reportar los salarios de los empleados y pagar el impuesto por desempleo según la ley estatal. Una vez que se pagan los salarios, los empleadores deben registrarse ante la Comisión de la Fuerza Laboral de Texas dentro de los 10 días siguientes de establecerse como un “empleador con responsabilidad”. Puede obtener más información en el sitio web de la Comisión de la Fuerza Laboral de Texas.

Recursos para pequeños empresarios en Texas

Texas cuenta con el denominado “Portal de recursos para pequeñas empresas del gobernador” para guiarlo en el proceso de creación y operación de su negocio, incluyendo asesoramiento empresarial y una biblioteca de seminarios web destinados a pequeños empresarios.

Allí, entre otros recursos, encontrará información sobre:

• financiación
• licencias y permisos comerciales
• traslado de empresas a Texas
• contratación pública

Empezar un negocio, aunque emocionante, también puede resultar intimidante por los numerosos aspectos a considerar. Recuerde que no está solo. Siempre puede buscar asesoramiento profesional que le ayude a simplificar el proceso y asegurar el éxito de su emprendimiento.

Le recomendamos leer:

• Guía sobre declaración de impuestos para empresas en EE.UU.
• Las funciones del número ITIN: cómo darle el uso correcto
• Cómo se registra un negocio en California