Cómo registrar un negocio en California

¿Ha decidido abrir un negocio en California? Además de elegir el tipo de estructura empresarial y el nombre de su compañía, entre otros aspectos a considerar, hay un paso esencial que necesitará completar para poder iniciar labores: el registro.

Para operar en California, empresas constituidas como compañías de responsabilidad limitada (LLC), sociedades generales y corporaciones, entre otras, deben estar registradas ante la oficina de la Secretaría de Estado de California, declarar impuestos, obtener licencias comerciales y otros permisos requeridos por las ciudades o condados correspondientes.

A continuación, le contamos cómo registrar su empresa según la ley de California, así como información sobre agencias estatales y otros recursos que le ayudarán con el proceso de establecer su negocio en California, paso a paso. 

Primer paso: elegir la estructura empresarial adecuada y el nombre de su negocio

En Estados Unidos, existen diferentes tipos de entidades comerciales; cada una con sus ventajas y desventajas. Por tal razón, es fundamental tener claras sus necesidades y los objetivos de su negocio a largo plazo antes de tomar su decisión. Estas son algunas de las principales estructuras empresariales:

• Empresa unipersonal (Sole Proprietorship): ideal para quienes desean tener control total sobre su negocio. No hay separación legal entre el dueño y el negocio, por lo que no ofrecen protección contra la responsabilidad personal. No es necesario hacer presentación ante la Secretaría de Estado de California.

• Sociedad (Partnership): se usa en caso de que dos personas o más decidan compartir la propiedad y la operación del negocio.

• LLC: este tipo de empresa combina ciertas ventajas de las corporaciones y las sociedades. Ofrecen protección contra la responsabilidad personal.

• Corporaciones (C-Corps y S-Corps): proporcionan la mayor protección contra la responsabilidad personal.

Al momento de elegir un nombre, puede verificar si ya existe otro negocio registrado que se llame igual a través del sitio web de la Secretaría de Estado de California.

Segundo paso: el proceso de registro

Una vez elegida la estructura empresarial y el nombre de su empresa, debe proceder a registrarla ante la Oficina de la Secretaría de Estado de California, presentando los documentos legales correspondientes. Puede hacerlo de dos maneras:

• En línea: registrar su entidad comercial en línea a través de bizfileOnline.sos.ca.gov es el método más rápido.

• Vía correo postal o en persona: busque el formulario adecuado para su tipo de empresa. Una vez completado, lo puede enviar por correo o entregarlo en persona a la oficina de la Secretaría de Estado.

La mayoría de los formularios en línea ofrecen guías y consejos para completarlos. Tenga en cuenta lo siguiente:

Corporación: los formularios para los distintos tipos de corporaciones están redactados para cumplir con los requisitos legales mínimos del estado. Pueden incluir disposiciones adicionales. Los estatutos no se presentan ante la Secretaría de Estado.

LLC: el Formulario LLC-1 se ha redactado para cumplir con los requisitos legales mínimos. Puede incluir disposiciones adicionales en un archivo adjunto. Los acuerdos operativos no se presentan ante la Secretaría de Estado.

Sociedad General (General Partnership): el Formulario GP-1 se debe completar en papel y enviar a la oficina de Sacramento de la Secretaría de Estado. Puede registrar el acuerdo de sociedad en la oficina de registro del condado donde se encuentra la sociedad.

Sociedad de Responsabilidad Limitada (LLP): debe completar el formulario LLP-1 en papel y enviarlo a la oficina de Sacramento de la Secretaría de Estado.

Es recomendable contar con la ayuda de un asesor legal antes de presentar los documentos. Según señala el sitio web de la Secretaría de Estado, “muchos documentos en papel presentados para corporaciones, compañías de responsabilidad limitada y sociedades limitadas se devuelven para su corrección por problemas de nombre, errores, omisiones o declaraciones erróneas”.

La tarifa de presentación para registrar una LLC o una corporación oscila entre $70 y $100, dependiendo del tipo de entidad y la manera en que se presenten los documentos.

Tercer paso: permiso y licencia de negocio

Dependiendo del tipo de negocio que elija tener, es posible que deba obtener permisos, licencias o certificaciones adicionales a nivel local, estatal o federal.

La herramienta CalGOLD es muy útil para conocer los requisitos específicos de permisos. Allí encontrará formularios de solicitud, tarifas e información sobre las diversas agencias que administran y emiten los permisos. Debe introducir su ciudad y tipo de negocio.

Entre los permisos y licencias más comunes están los siguientes:

Licencia comercial: en general, las leyes locales requieren una licencia comercial. Si su negocio está en una ciudad incorporada, debe obtener la licencia de la ciudad. Si está en un área o comunidad no incorporada, la obtendrá del condado.

Permiso de vendedor: si va a vender bienes tangibles, consulte al Departamento de Administración de Impuestos y Tarifas de California (CDTFA, por sus siglas en inglés).

Zonificación: independientemente de si su negocio contará con una oficina comercial o si será operado desde su hogar, debe consultar con el departamento de planificación local para asegurarse de que sus actividades comerciales estén permitidas en la ubicación seleccionada.

Nombre comercial ficticio: si el nombre de su empresa no incluye el apellido de los propietarios individuales o cada uno de los socios, ni refleja claramente la naturaleza del negocio, debe presentar una declaración de nombre ficticio comercial o DBA. Dependiendo del condado, el costo varía.

¿Qué impuestos deberá presentar?

Todas las empresas deben declarar un impuesto anual sobre la renta ante la Junta de Impuestos de Franquicia (Franchise Tax Board, FTB). Varias agencias gubernamentales se encargan de gestionar diversos tipos de impuestos estatales. Estas organizaciones pueden asistirle en la identificación de sus responsabilidades fiscales y proporcionar información sobre su declaración de impuestos y los derechos que tiene como contribuyente.

Si va a tener empleados o desea abrir una cuenta bancaria comercial, necesitará un Número de Identificación del Empleador (EIN) del Servicio de Impuestos Internos (IRS).

Además del EIN, debe cumplir con las leyes de salarios, horas y condiciones de trabajo del Departamento de Relaciones Industriales de California (DIR) y mantener una cobertura de seguro de compensación para trabajadores.

También debe registrar a su empresa como empleador dentro de los 15 días posteriores al pago de más de $100 en salarios a uno o más empleados.

En cuanto a los impuestos federales, puede encontrar información detallada sobre la declaración según su tipo de empresa en el sitio web del IRS.

Asistencia gratuita y capacitación a bajo costo disponible

California financia la red “Small Business Center” para pequeñas empresas. Se trata de centros de asistencia técnica que brindan consultoría personalizada gratuita y servicios de capacitación a bajo costo para emprendedores. Pueden ofrecerle asesoría sobre:

• planes para nuevas empresas (startups)

• financiamiento

• nuevos mercados

Puede registrar su empresa en los Programas de Certificación y Adquisiciones para buscar oportunidades de contratación con el gobierno del estado de California. En el Centro de Aprendizaje de Negocios puede encontrar más información.

Cumplir con todos los requisitos específicos para registrar y operar su negocio en California es vital para el éxito de su empresa. Consultar con un abogado de negocios local que conozca las ordenanzas estatales es clave para garantizar que su negocio cumpla con todas las leyes y regulaciones.

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