Cómo crear una LLC en California en 7 pasos: requisitos y costos para emprendedores

Configurar una sociedad de responsabilidad limitada (LLC) en California es una excelente manera de iniciar su nuevo negocio y proporcionar protección de responsabilidad para sus activos personales. Este artículo es una guía paso a paso para formar una LLC en California e incluye información sobre las leyes relevantes para ello.

7 pasos para formar una LLC en California

1. Ponga nombre a su LLC

Una sociedad de responsabilidad limitada de California debe tener un nombre comercial de LLC único conforme a Cal Corp Code §17701.08(b), en inglés. El nombre debe ser distinguible de una entidad registrada existente del mismo tipo. Es decir, debe ser diferente de otros nombres de LLC ya registrados. Para determinar si el nombre comercial propuesto está registrado, vaya al sitio web de búsqueda de empresas del Secretario de Estado de California (en inglés) y busque la disponibilidad del nombre. Si el nombre que desea no aparece en el sitio web, está disponible para su uso.

Crear el nombre comercial de su empresa

En California, conforme a Cal Corp Code §17701.08(a), en inglés, el nombre de una LLC debe cumplir con las siguientes reglas de nombres comerciales de California (en inglés):

• El nombre debe incluir las palabras “Limited Liability Company” o contener una abreviatura como LLC o L.L.C. Puede usar las abreviaturas “Ltd.” para “Limited” y “Co.” para “Company.”
• El nombre no puede incluir las palabras “bank”, “trust”, “corporation”, “corp.”, “incorporated” o “inc.”
• El nombre no puede ser engañoso para el público. Por ejemplo, ponerle a su LLC un nombre que sugiera que es un banco, compañía de seguros o una entidad dirigida por el gobierno.

Proteger el nombre de su empresa

Reserva de su nombre: Conforme a Cal Corp Code §17701.09, en inglés, si no está listo para presentar sus artículos de organización de California, aún puede reservar el nombre comercial de su empresa por 60 días con el formulario de reserva de nombre de entidad comercial del Secretario de Estado de California (en inglés).

Registrar la marca de su nombre: Otra manera de proteger el nombre de su empresa es presentar una solicitud de marca o marca de servicios de California (en inglés) ante el Secretario de Estado. Si tiene la marca registrada de su empresa, estará protegido frente a otros negocios que quieran usar su nombre o logotipo.

Registrar su nombre de dominio: Casi todo negocio hoy en día se realiza en línea, por lo que un sitio web único es esencial para cualquier empresa. Primero, haga una búsqueda en línea del nombre comercial de su negocio para ver si está disponible. Si lo está, registre su nombre de dominio (en inglés) para que ninguna otra entidad pueda usarlo.

2. Elija un agente registrado

Un agente registrado es una persona o empresa designada para aceptar documentos legales para su negocio, incluidas notificaciones de demanda (service of process), los informes anuales de California y los certificados de cumplimiento (good standing). En California, conforme a Cal Corp Code §17701.13 (en inglés), el agente registrado debe:

• Estar ubicado en California
• Estar disponible durante el horario normal de oficina
• Poder aceptar correo, documentos legales y notificaciones de demanda

El nombre y la dirección de su agente registrado aparecen en los artículos de organización, que son un registro público. Puede pedir a una empresa de servicios de agente registrado que actúe como su agente registrado con la dirección de su oficina. 

3. Presente los artículos de organización

Los artículos de organización describen la estructura de su negocio. Usted redacta y presenta los artículos de organización de la LLC ante el Secretario de Estado de California y, conforme a Cal Corp Code §17702.01 (en inglés) incluyen lo siguiente:

• Nombre de la LLC
• Propósito de la LLC
• Estructura de administración de la LLC
• Dirección comercial de la LLC (dirección física, no un apartado postal)
• Nombre y dirección del agente registrado

Puede completar el formulario LLC-1 con el Secretario de Estado de California en línea, o enviarlo por correo o presentarlo en persona en la oficina del Secretario de Estado de California. La tarifa de presentación es de 70 dólares (o 75 dólares si solicita una copia certificada de sus artículos de organización).

4. Redacte un acuerdo operativo

Un acuerdo operativo de una LLC describe cómo la empresa se gobierna y cómo se toman las decisiones, de manera similar a los estatutos corporativos. California exige que una LLC tenga un acuerdo operativo, pero no es necesario presentarlo ante el Secretario de Estado. Su acuerdo operativo define la estructura de su negocio y la organización de los miembros y administradores. Los bancos, prestamistas e inversionistas pueden solicitar una copia de su acuerdo operativo.

5. Obtenga un EIN

Solicite un Número de Identificación del Empleador (Employer Identification Number, EIN). Un EIN es como un número de Seguro Social para su empresa. Un EIN permitirá que su LLC presente impuestos y abra una cuenta bancaria para pequeñas empresas. También establece su empresa como una entidad independiente. Puede solicitar un EIN en línea (en inglés) con el Servicio de Impuestos Internos (IRS, Internal Revenue Service) o presentar el formulario SS-4 del IRS (en inglés) por correo o fax.

El tiempo de respuesta depende de cómo se presente la solicitud. Si la presenta en línea, recibirá una respuesta inmediata. Una solicitud por fax recibirá una respuesta en 3–4 días hábiles. Una solicitud enviada al IRS por correo normalmente recibirá respuesta después de 4–5 semanas.

6. Configure cuentas comerciales y fiscales

Una vez que su LLC esté en funcionamiento, debe mantenerla en cumplimiento con la ley de California. El cumplimiento incluye presentar informes anuales y pagar las tarifas e impuestos estatales.

Presentar la Declaración de Información

California exige que toda LLC presente un Formulario LLC-12 ante el Secretario de Estado. Una Declaración de Información debe presentarse dentro de los 90 días posteriores a la presentación de los artículos de organización (articles of organization) de la LLC. Una declaración de información contiene información general sobre la LLC y también se conoce como Informe Bienal porque la declaración se presenta cada dos años. La tarifa de presentación es de 20 dólares. La declaración de información debe incluir lo siguiente:

• Nombre de la LLC
• Dirección física de la LLC
• Dirección postal de la LLC
• Nombre y dirección del agente registrado
• Nombre del/de los administrador(es) y sus direcciones comerciales y residenciales
• Dirección de correo electrónico para recibir comunicaciones electrónicas del Secretario de Estado de California
• Número de expediente de la LLC ante el Secretario de Estado de California
• Declaración del propósito de la LLC

7. Verifique requisitos federales o estatales adicionales

Consulte los sitios web estatales y federales para determinar si existen reglas específicas para su tipo de negocio. Por ejemplo, algunas LLC pueden tener que presentar un Beneficial Ownership Information Report (BOIR, en inglés) ante FinCEN. 

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Requisitos comerciales y fiscales en California

Al iniciar un nuevo negocio, debe registrarse para obtener cuentas comerciales y fiscales. Es posible que necesite permisos para operar su negocio. Si tiene empleados, también debe configurar cuentas de empleador en California.

Impuesto estatal sobre el negocio

Si elige tratar su LLC como una corporación para fines fiscales, pagará una tasa fija de impuesto sobre la renta corporativa del 8.84%. Sin embargo, la mayoría de los emprendedores forman LLC para la tributación de traspaso (“pass-through taxation”), de modo que evitan el impuesto sobre la renta corporativa.

Impuesto estatal sobre el empleo

Si su LLC contrata empleados, debe pagar impuestos de nómina al California Employment Development Department (EDD), en inglés. Los impuestos de nómina incluyen la retención del empleado, el seguro de desempleo y el seguro por discapacidad.

Impuesto sobre ventas y uso

Si vende productos en California, debe registrarse para obtener un permiso de vendedor de California (en inglés) y recaudar el impuesto sobre ventas o uso. Usted cobra ese impuesto de ventas a su cliente y lo recauda para el estado.

Licencias y permisos comerciales

California exige que los dueños de negocios tengan una licencia comercial adecuada para operar dentro del estado. Dependiendo de su tipo de negocio, también puede necesitar permisos especiales, por ejemplo, si sirve alimentos o presta servicios al público. Contar con los permisos y licencias adecuados es crucial porque no obtenerlos puede resultar en costosas multas. California tiene una guía de licencias profesionales (en inglés) para determinar si su sector necesita una licencia.

Registro en otros estados

Si planea que su LLC haga negocios en otros estados, comuníquese con el secretario de estado de esa jurisdicción para registrarse como LLC extranjera (foreign LLC). Ese estado podría solicitar un certificado de good standing (California lo llama certificado de status), que puede obtener del Secretario de Estado. El certificado muestra que su LLC está al día y cumple con la ley estatal.

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Requisitos anuales en California

Para mantener su LLC de California en buen estado, debe presentar:

Informes del impuesto de franquicia anual

La Junta de Impuestos de Franquicia de California (Franchise Tax Board) exige presentar un informe de impuesto de franquicia de la LLC de California (en inglés) y pagar un impuesto de franquicia de 800 dólares por año. Los impuestos de franquicia también se llaman impuestos de privilegio por el “privilegio” de operar dentro del estado. El impuesto de franquicia no reemplaza los impuestos federales y estatales.

El impuesto anual del primer año vence el día 15 del cuarto mes después de la fecha en que usted presente la LLC. Por ejemplo, si presenta la constitución de su LLC el 1 de junio, tendrá hasta el 15 de septiembre para presentar el impuesto de franquicia. Las LLC deben presentar el informe de impuesto de franquicia y pagar la tarifa cada año en esa misma fecha, el día 15 del cuarto mes del año fiscal de la LLC.

Si los ingresos de la LLC en California superan los 250 000 dólares, puede aplicarse una tarifa adicional, además del impuesto anual de 800 dólares, en función del ingreso total. 

Informes bienales

Los informes bienales actualizan la información de su LLC ante el Secretario de Estado. Debe presentar su primer informe a más tardar 90 días después de la fecha de constitución de su LLC. Puede completar la Declaración de Información (Formulario LLC-12) o presentarla en línea (en inglés). La tarifa es de 20 dólares por informe. Luego debe presentar la declaración de información cada dos años. El período de presentación es durante la ventana de 6 meses antes del último día del mes de la fecha de constitución de su LLC.

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Preguntas frecuentes sobre la constitución de una LLC en California

¿Cuánto cuesta una LLC en California?

Una LLC de California tiene una tarifa de presentación de 70 dólares. Además, hay un cargo de 10 dólares por reservar su nombre comercial en línea. Después de constituir su LLC, hay una tarifa de 20 dólares para presentar la Declaración de Información requerida dentro de los 90 días.

¿Cuál es la tarifa de presentación de una LLC en California?

La tarifa estatal de presentación para los Artículos de Organización de una LLC es de 70 dólares (o 75 dólares si se solicita una copia certificada).

¿Cuál es el costo de mantener una LLC en California?

Hay un impuesto anual de 800 dólares para la mayoría de las LLC, además, si el ingreso total de la LLC en California supera los 250 000 dólares, puede aplicarse una tarifa adicional.  Además, California exige una Declaración de Información cada dos años con una tarifa de 20 dólares.

¿Qué tipo de LLC puede crear en California?

• LLC de un solo miembro (single-member LLC). California permite que operen LLC de un solo miembro (SMLLC) dentro del estado. Como su nombre indica, una SMLLC es una sociedad de responsabilidad limitada con un solo miembro. Las SMLLC tienen los mismos requisitos de presentación que las LLC de varios miembros. Usted presenta artículos de organización usando el Formulario LLC-1 y paga la tarifa de 70 dólares. Además, California exige que las LLC de un solo miembro presenten el Formulario 568 (en inglés).
• LLC de varios miembros (multi-member LLC). Las LLC de varios miembros también están permitidas en California. Varias personas o “miembros” pueden ser dueños de la LLC. Los miembros nombran a una persona o grupo de personas como “manager-members” para operar la LLC.
• No hay LLC profesionales convencionales. En la mayoría de los estados, los profesionales con licencia pueden constituir sociedades de responsabilidad limitada profesionales (PLLC). Sin embargo, California no ofrece esta clasificación. Los profesionales pueden crear una corporación profesional (PC) o una sociedad de responsabilidad limitada (RLLP) registrada. La RLLP está limitada a ciertas profesiones, como abogados, contadores públicos certificados y arquitectos. 

¿Se necesitan artículos de organización en California?

Sí. Sus artículos de organización de California son la prueba de la existencia de su LLC. Un banco, prestamista o agencia de licencias puede solicitar una copia para sus archivos. Al presentar sus artículos de organización en California, es una buena idea pedir una copia certificada. La tarifa por la copia certificada es de 5 dólares adicionales.

¿Necesita un certificado de status en California?

No es obligatorio pero sí podría necesitarlo. Un certificado de status verifica que la organización de su LLC cumple con la ley estatal y que su LLC está autorizada a operar en California. Otros estados se refieren a un certificado de status como certificado de good standing. Según las actividades de su negocio, puede necesitar un certificado de status para:

• Obtener un préstamo bancario
• Configurar una cuenta bancaria comercial para procesar tarjetas de crédito o débito
• Solicitar crédito
• Registrarse para hacer negocios en otro estado

Puede solicitar su certificado de status de California en línea (en inglés). La tarifa es de 5 dólares. El estado no emitirá el certificado si tiene pagos de impuesto de franquicia atrasados o requisitos de informes anuales incumplidos.

¿Cuáles son los requisitos de constitución de una LLC en California?

En California, necesita lo siguiente para crear una sociedad de responsabilidad limitada:

• Un nombre comercial de LLC aceptable
• La dirección física del negocio (no un apartado postal)
• Nombre del agente registrado y dirección física (no un apartado postal)
• Formulario LLC-1 completado
• Pago de la tarifa estatal de 70 dólares

¿Cuáles son los beneficios de una LLC en California?

Una LLC o “limited liability company” es una estructura de negocio única que combina los mejores elementos de las corporaciones y las sociedades. Una LLC tiene tributación de “pass-through”, similar a un propietario único o una sociedad. La LLC también protege los activos personales frente a las deudas y demandas de la empresa, como lo hace una corporación. Sin esta protección de responsabilidad personal, los dueños de la LLC podrían perder activos personales en una demanda contra la empresa.

¿Cómo mantengo mi LLC de California?

Una vez que configure su LLC, debe tomar los siguientes pasos para mantenerla en buen estado ante el Secretario de Estado de California:

• Pagar la tarifa del impuesto de franquicia estatal de California de 800 dólares.
• Presentar una declaración de información bienal con la tarifa de 20 dólares.

¿Son lo mismo los artículos de organización y el acuerdo operativo?

No. Los artículos de organización son la presentación inicial que establece su entidad comercial legal en California. El acuerdo operativo describe la estructura de administración de la LLC, los derechos y deberes de los miembros, la distribución de utilidades y los procedimientos de disolución. El acuerdo operativo es un documento interno de la empresa, mientras que los artículos de organización son un registro público ante el Secretario de Estado de California.

¿Puedo hacer negocios bajo otro nombre?

Sí. Muchos emprendedores constituyen una LLC con un nombre genérico o su nombre personal y luego registran un nombre comercial ficticio (FBN) o “doing business as” (DBA, en inglés). Para registrar un FBN/DBA:

• Haga una búsqueda de nombres con el Secretario de Estado para asegurarse de que el nombre ficticio esté disponible.
• Presente una solicitud de DBA en la oficina del secretario del condado.
• Publique un aviso del nombre conforme a los requisitos de su condado.

El secretario del condado cobrará una tarifa por la presentación inicial. Puede haber tarifas de renovación para su nombre ficticio.

¿Se requieren licencias y permisos comerciales para las LLC en California?

El estado de California no emite una licencia comercial general. Sin embargo, dependiendo de su profesión, puede necesitar licencias profesionales, municipales u ocupacionales. Verifique si su negocio debe solicitar permisos federales, estatales o municipales.

¿Puede solicitar una LLC de California en línea?

Sí. Puede presentar la solicitud ante el Secretario de Estado de California o usar un servicio en línea de constitución de empresas.

¿Cuál es la dirección del Secretario de Estado de California?

Para presentar los documentos legales en persona o por correo, la dirección del Secretario de Estado es 1500 11th Street, Sacramento, CA 95814.

¿Puede usar un servicio de agente registrado?

Un agente registrado sirve como el punto de contacto de su LLC con el Secretario de Estado. Las empresas de servicios de agente registrado brindan varios beneficios para su LLC. Pueden ayudar a configurar su LLC redactando y presentando sus artículos de organización y mantener el estado de su LLC. Existen otros beneficios de usar un servicio de agente registrado:

• Privacidad: La dirección del agente recibe las notificaciones de demanda, por lo que las demandas se notifican a ellos, no a su negocio.
• Cumplimiento: Le notifican los plazos de informes anuales e impuestos. Omitir estos plazos críticos es costoso y pone en peligro el estatus de su LLC en el estado de California.
• Respaldo: Los agentes registrados ayudan con el papeleo de la LLC y los documentos que pueda necesitar (por ejemplo, copias de sus artículos de organización, certificado de good standing).

¿Qué es una LLC doméstica en California?

Una LLC doméstica es una sociedad de responsabilidad limitada constituida en California. Una vez que el Secretario de Estado de California acepta los Artículos de Organización, la LLC es una LLC doméstica.

¿Cómo registro mi LLC de California en otro estado?

Si quiere que su LLC haga negocios en otro estado, debe solicitar el registro como LLC extranjera en esa nueva jurisdicción. Primero, verifique que su LLC de California esté en buen estado. Puede solicitar un certificado de estatus al Secretario de Estado de California. Luego, puede registrarse como entidad empresarial extranjera haciendo lo siguiente:

• Determinar si el nombre de su LLC está disponible en el nuevo estado
• Presentar un certificado de status de su LLC de California
• Presentar una solicitud como LLC extranjera
• Pagar la tarifa de presentación estatal

¿Cómo registro una LLC extranjera en California?

California permite que las LLC extranjeras operen dentro del estado. Una LLC extranjera es una LLC constituida en un estado distinto de California. Para operar una LLC extranjera en California, debe registrar la LLC ante el Secretario de Estado de California.

• Presentar en línea una solicitud para registrar una sociedad de responsabilidad limitada extranjera (en inglés)
• Adjuntar un certificado de good standing (o el equivalente de su estado) de su estado de origen
• Pagar la tarifa de solicitud de 70 dólares

El nombre de su LLC debe estar disponible para uso en California, por lo que debe verificar la base de datos de nombres comerciales de California.

¿Cómo disuelvo una LLC en California?

Existen pasos específicos para disolver su LLC en California:

• Cierre y liquide todas las cuentas fiscales y comerciales de la LLC.
• Presente un certificado de disolución (Formulario LLC-3, en inglés). Sin embargo, no tiene que presentar un certificado si todos los miembros de la LLC acuerdan por unanimidad la disolución. Los miembros de la LLC firman artículos de disolución indicando que aprueban la disolución. Luego presentan los artículos de disolución ante el Secretario de Estado de California. Todos los impuestos y tarifas de franquicia deben estar al día.
• Presente un certificado de cancelación (Formulario LLC-4, en inglés) ante el Secretario de Estado de California.

La tarifa por disolver una LLC en persona es de 15 dólares. Si quiere una copia certificada, la tarifa es de 5 dólares por cada formulario.

¿Qué es una LLC anónima?

Una LLC anónima no revela los nombres de los miembros de la LLC en los artículos de organización, que son un registro público. Los nombres de su agente registrado y del organizador de la LLC aparecen en los artículos de organización. California no ofrece una LLC anónima. Solo unos pocos estados lo hacen: Delaware, Nevada, Nuevo México y Wyoming.

Aviso legal: La información presentada aquí no constituye asesoría ni representación legal. Es de carácter general y educativo, puede no reflejar todos los desarrollos legales recientes y puede no aplicarse a sus hechos y circunstancias particulares. Considere consultar con un abogado en negocios si tiene preguntas legales.

Adaptación de su original en inglés How to Form an LLC in California in 7 Steps