Cartas de intención y hojas de términos

En el mundo de los negocios, las empresas emergentes y las que lleven años operando, tendrán múltiples encuentros y contactos con otros negocios y clientes. Durante estas sesiones, necesitarán establecer un acuerdo que deje constancia de las conversaciones y decisiones. Para este propósito, se creó un documento que ayuda a condensar toda la información a utilizar en las transacciones, acuerdos futuros y especialmente antes de la firma de un contrato.

Este reporte se conoce como la “carta de intención”.

Qué es una carta de intención

La carta de intención, conocida también como el “acuerdo para llegar a un acuerdo”, consiste en una documentación del entendimiento entre las partes sobre su transacción comercial. Aunque la carta de intención (“letter of intent”, o LOI” por sus siglas en inglés), no es un acuerdo vinculante, puede servir como base para un contrato.

Las LOI se pueden utilizar durante las fusiones o adquisiciones comerciales. Las empresas suelen reunirse para acordar los términos básicos de la compra comercial antes de llegar a un acuerdo final. Una LOI debe incluir suficientes detalles concretos para demostrar un “encuentro de voluntades” entre las partes y dejar en claro que no pretende ser un contrato completo.

Las LOI también se utilizan en empresas conjuntas o “joint ventures” para exponer sus expectativas a nivel interno o externo. Las cartas de intención pueden formar parte de las solicitudes de subvención y mostrar cómo el solicitante pretende llegar a más financiadores o cómo se desarrollará el proyecto.

La estructura de una carta de intención es similar a la de un contrato y puede contener cláusulas similares. Sin embargo, no debe ser específica, ya que podría convertirse en un contrato y tomar la forma de una declaración final de intención.

Usos de la carta de intención

El propósito de una carta de intención es brindarles a las partes negociadoras un punto de partida para el proceso de debida diligencia. Cuando las empresas inician un emprendimiento, comienzan con la investigación de las posibilidades que este pueda ofrecer. Luego, deberán realizar la diligencia debida sobre la empresa con la que están haciendo negocios para conocer su historial y beneficios.

Una carta de intención es una carta comercial, no un contrato formal, y debe redactarse sin cláusulas estándar. El contenido principal deberá incluir algunos párrafos clave, tales como:

• Declaración de propósito. La carta de intención debe comenzar con una explicación del motivo del documento, fecha de vigencia y definir los términos clave.
• La ley que aplique para la transacción, federal o estatal, en caso de litigio.
• Si se trata de una fusión o adquisición, las partes involucradas en la transacción propuesta deben estar claramente identificadas.
• El tipo de transacción y un cronograma o plazo general acordado por las partes negociadoras. Por ejemplo, una fusión que se anuncia en dos semanas y se completará en aproximadamente seis meses.
• Los acuerdos de confidencialidad se incluyen con frecuencia en las cartas de intención. Las fusiones y empresas conjuntas suelen considerarse información confidencial y es razonable mantenerlas en secreto hasta el anuncio oficial. Un acuerdo de confidencialidad puede ser parte del curso normal de los negocios.
• No se requieren cláusulas restrictivas, pero muchas empresas las utilizan. Los acuerdos de no competencia se utilizan cuando el proceso de diligencia debida puede revelar información del cliente a la otra parte. Los acuerdos de intenciones relacionados con bienes raíces pueden incluir un requisito de depósito en garantía antes de que pueda continuar la discusión.
• Las partes deben incluir una fecha de cierre o una fecha límite y establecer que el acuerdo será nulo si no se finaliza antes del plazo establecido.

Si el acuerdo es claro, los dueños de negocios pueden usar una plantilla de carta de intención, disponibles en línea. Si el acuerdo los expone a alguna responsabilidad o involucra a alguien que no sea una de las dos partes, es recomendable que un abogado se encargue de redactar la carta de intención.

Contratos no intencionados

Una carta de intención no es un contrato legal, pero sí constituye un documento legal y puede convertirse en un acuerdo definitivo si las partes no son cuidadosas. Es importante tener en cuenta los factores siguientes:

Descargos de responsabilidad ambiguos o poco claros. Si la LOI incluye una exención de responsabilidad que diga “salvo que se disponga lo contrario”, la carta de intención no tiene el propósito de ser vinculante. Por esta razón, se debe indicar claramente qué disposiciones no son vinculantes.

Especificar que se está negociando “de buena fe”. Se han dado casos en los que los tribunales han combinado la intención detrás de esta frase con otras declaraciones para crear un acuerdo final que no se tenía la intención de generar.

Evitar el uso de frases obligatorias como “debe” o “deberá”, ya que son declaraciones contractuales. En su lugar, utilice frases permisivas como “puede” o “podría”.

El cumplimiento parcial o dependencia perjudicial de la carta de intención que pueda convertirla en un contrato. Si una de las partes debe abrir una cuenta de depósito en garantía antes de que el acuerdo sea definitivo y el acuerdo fracasa por alguna otra razón, es posible que aún haya un acuerdo si el depósito en garantía no es reembolsable.

El lenguaje posterior que se refiera a un “acuerdo final” o “contrato final” en correos electrónicos u otra correspondencia, ya que pueden ser evidencia de una obligación contractual. Tenga cuidado con la forma en como redacte o se refiera a su transacción si está aún pendiente.

En los casos de compra de bienes raíces, menos es mejor. Una carta de intención debe contener el mínimo de detalles que puedan reflejar el interés en la compra de una propiedad. De lo contrario, los tribunales pueden considerar que se trata de un contrato de compra y no de una carta de intención. Si su carta de intención contiene el precio de compra, descripción de la propiedad, fecha de cierre y los términos del acuerdo para el pago, no es una carta de intención; es un contrato de venta y los tribunales lo harán cumplir.

Hoja de términos y memorandos de entendimiento

Una hoja de términos es un documento no vinculante con secciones que enumeran los términos y condiciones de una venta o negociación comercial. Una hoja de términos es como una carta de intención, pero que contiene solo los términos del acuerdo. La hoja es un formato estandarizado que permite a los inversores y empresarios comparar los aspectos de múltiples acuerdos.

Un memorando de entendimiento (MOU) es un documento que surge después de una carta de intención. El MOU formaliza los términos de la carta de intención antes de que las partes escriban el contrato. Utilice un MOU para obtener numerosas aprobaciones antes de firmar un contrato. Cuando el proceso de negociación está a punto de finalizar y el acuerdo comercial está completo, el MOU deja constancia del acuerdo.

Considere buscar asesoramiento legal

Cometer un error en una carta de intención podría convertirse en un desastre para usted y su negocio. Si su pequeña empresa se está preparando para una transacción importante, como una fusión o adquisición, dé hoy el primer paso y consulte con un abogado.

El abogado le puede asesorar durante las etapas de las transacciones comerciales, incluída la redacción de una carta de intención.

Adaptado al español de su versión original: What Is a Letter of Intent? | Por: Susan Buckner, J.D.

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