Cómo cobrar el dinero que me deben mis clientes

Si usted es propietario de una pequeña empresa, probablemente esté consciente de lo complicado que puede resultar el cobro de pagos pendientes.

La gestión de cobros representa uno de los mayores desafíos para muchas pequeñas empresas en los Estados Unidos. Pero, con práctica y determinación, es posible disminuir la cantidad de pagos atrasados y desarrollar una mejor percepción de cuándo un cliente podría incumplir con el pago.

Consejos prácticos para la gestión de cobros

Aprender habilidades de comunicación efectivas le permitirá identificar problemas antes de que se agranden o incluso antes de que ocurran.

Hay una regla de oro en la gestión de cobros para pequeñas empresas: actuar con prontitud y firmeza. Independientemente del tipo de cliente, actuar con rapidez asegura la protección de su derecho al cobro, y la firmeza puede garantizar el pago completo.

Es fundamental enviar con regularidad facturas y recordatorios a los clientes morosos. No es necesario esperar hasta el fin de mes para emitir una factura o notificación de pago atrasado. Lo ideal es enviarlas tan pronto como la factura esté lista o si el pago ha vencido.

El propietario del negocio también puede recurrir a las opciones siguientes:

Evite acosar a quienes le deben dinero. Esto es importante tanto para el servicio al cliente como para cumplir con la ley. Si se considera que sus acciones constituyen una intimidación, podría perder un cliente y enfrentarse a problemas legales. Al contactar a sus deudores, asegúrese de no dejar más de un mensaje al día y no usar amenazas o lenguaje despectivo en contra de sus clientes.

Mantenga las llamadas telefónicas concisas. Para lograrlo, sea directo, breve y formal. Asegúrese de que la persona al otro lado de la línea no tome la llamada como algo personal. Evite insinuar que la falta de pago equivale a una falla personal. Mantenga la calma durante la conversación, pero deje en claro que existe una deuda pendiente de pago.

Redacte cartas de cobro. Las cartas enviadas a sus clientes y a todos los que deben dinero se conocen como cartas de cobro. Es importante enviarlas además de realizar llamadas telefónicas y conservar copias de todos los documentos que se envíen, ya que pueden ser útiles si se necesita recurrir a los tribunales.

Negocie el monto de la deuda. Dependiendo del tipo de negocio, el empresario puede ofrecer un arreglo por un monto menor al adeudado a su pequeña empresa. Esta táctica se emplea frecuentemente con clientes que no tienen posibilidades reales de saldar su deuda. Dicho arreglo debe estipularse en un documento legal que valide el pago reducido como satisfacción total de la deuda.

Considere contratar los servicios de una agencia de cobros. A menudo, las agencias de cobranza son la única esperanza para recuperar los fondos pendientes de pago. Estas agencias suelen cobrar hasta el 50% de lo recaudado, pero recibir algo de dinero es mejor que no recibir nada. Las agencias de cobranza están reguladas por la Ley de Prácticas Justas en el Cobro de Deudas que prohíbe métodos que podrían ser considerados como un acoso o fraude. Para más información sobre los conceptos básicos para el cobro de deudas, consulte el portal en español de la Oficina para la Protección Financiera del Consumidor.

Las agencias de cobranza también ofrecen servicios de redacción y envío de cartas de demanda de pagos atrasados por una tarifa fija. Con el envío de cada carta, la intensidad en la demanda de pago se intensifica.

Acuda al tribunal de reclamos menores. Si prefiere no utilizar una agencia de cobranza, puede optar por presentar una demanda para recuperar el dinero adeudado. Dependiendo del estado y área donde resida, podría presentar un reclamo ante el tribunal de pequeñas reclamaciones para recuperar los fondos adeudados a su negocio.

Los tribunales de reclamos menores son ideales para pequeñas empresas, ya que están diseñados para evitar los altos costos legales. De acuerdo con las estadísticas, el 60% de los reclamos presentados en estos tribunales provienen de pequeñas empresas.

Presente una demanda. Si el tribunal de reclamos menores no es una opción viable y la cantidad de dinero es demasiado grande como para ceder el 50% a una agencia de cobranza, podría ser necesario presentar una demanda para reclamar el pago de la deuda.

Considere obtener ayuda legal para el cobro de los pagos

Asegúrese de que los métodos que utilice para el cobro cumplan con las normativas legales de su estado. Si busca cobrar pagos morosos o vencidos, esto podría afectar seriamente la capacidad operacional de su negocio, sin mencionar los recursos y el tiempo invertido.

Una manera eficiente y conforme a la ley para recuperar los pagos puede incluir una consulta con un abogado de derecho mercantil en su área.

El abogado cuenta con la experiencia y recursos necesarios para orientarlo en todo lo relacionado a las leyes estatales que regulan el proceso de cobro de deudas pendientes.

Muchos abogados ofrecen consultas gratuitas para evaluar su caso y explorar estrategias y métodos factibles para el cobro de los pagos atrasados o vencidos.

Versión original: Small Business Debt Collection, por: FindLaw.com’s Team

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