Requisitos para contratar empleados y consultores independientes

Cuando su negocio ha crecido lo suficiente y es hora de contratar a otra persona, existen una serie de requisitos legales que se deben cumplir.

Lo primero que debe preguntarse es si por su tipo de negocio le convendría contratar a un empleado o a un contratista independiente (también llamado consultor independiente).

¿Contratista independiente o empleado?

A grandes rasgos, las principales diferencias a tener en cuenta entre un contratista independiente y un empleado son las siguientes:

• El empleado trabaja la cantidad de horas y en el lugar que el empleador decide mientras que el contratista independiente tiene más flexibilidad para negociar sus horas y lugar de trabajo.
• El empleado en general tiene exclusividad con un empleador y el contratista independiente suele vender sus servicios a más de una empresa.
• El empleado recibe capacitación específica del empleador, el contratista, se supone, ya inicia su trabajo con los conocimientos necesarios y necesita poco o nada de capacitación.
• El empleado tiene un sueldo fijo e instrucciones específicas para realizar su trabajo. El contratista independiente suele cobrar por trabajo y tiene más libertades.
• El empleado cuenta con la cobertura de las leyes del estado antidiscriminación y de mínimo de paga por hora, no es este el caso del contratista.
• Al empleado se le retiene su parte de impuestos mientras que el contratista los deberá pagar por su cuenta.
• Beneficios: Podría decirse que esta es una razón clave por la que muchas personas eligen ser empleados y probablemente sea la principal causa por la que emprendedores deciden tener contratistas independientes. Algunos de estos beneficios incluyen compensación por despido, seguro de salud, derecho a mayor paga por horas extras y vacaciones pagas.

Por supuesto, de lo expuesto anteriormente se deduce fácilmente que para un emprendedor, contratar empleados supone una mayor responsabilidad aunque también un mayor control sobre cómo su trabajo se ejecutará y repercutirá en su empresa.

Determinar si la persona que contrata debe ser clasificada como un empleado o contratista independiente es crucial. El IRS incluso advierte en su página oficial sobre consecuencias por clasificar erróneamente a empleados como consultores independientes y explica cómo según los siguientes factores se deberá considerar a la persona contratada un empleado:

• Comportamiento: Cuando el empleador tiene control o derecho a controlar qué trabajo desempeña el empleado y cómo lo hace.
• Control financiero: Cuando el empleador controla todos los aspectos comerciales del empleado, es decir cómo se le paga, provisión de materiales, reembolso de gastos, etc.
• Tipo de relación: Cuando existen contratos escritos, beneficios, una relación duradera y el trabajo realizado es un aspecto clave para el negocio.

Una vez que usted haya decidido si desea contratar a un empleado o a un contratista independiente, he aquí los pasos a seguir:

Requisitos para contratar a un consultor independiente

• Formulario W-9

Este formulario lo requiere el IRS y se encuentra en su página web (Formulario W-9). Su propósito es solicitar el nombre y número de identificación del contribuyente TIN (por sus siglas en inglés Taxpayer Identification Number), este número de contribuyente puede ser el de Seguridad Social (SSN) o el de identificación del empleador (EIN) si el contratista opera como una empresa.

El contratista independiente deberá pagar impuestos por su cuenta así que debe chequear la casilla que afirma que está exento de retenciones.

• Formulario 1099-MISC

Si su empresa paga $600 o más a algún contratista durante el año, usted debe darle este formulario 1099-MISC siendo la fecha límite para hacer esto el 31 de Enero.

• Contrato escrito

Éste debería especificar la tarea a desempeñar por el contratista, la suma de dinero a cobrar y que el cliente no ofrecerá beneficios o capacitación ni retendrá impuestos.

• Facturas y sistema de pagos

Solicite factura del consultor independiente que contrate y guárdelas. También cree un sistema de pagos que muestre a el IRS de manera ordenada cuándo y cómo realiza pagos.

• Otros requisitos que debería considerar antes de contratar a un consultor independiente son: un chequeo de antecedentes, si cuenta con seguro de responsabilidad general o profesional y su Currículum Vitae.

Requisitos para contratar a un empleado

• Verifique la elegibilidad de su empleado: Para ello, cada nuevo empleado deberá completar el formulario I-9 en los tres primeros días de su incorporación.
• Tenga un sistema de retención de impuestos: El empleador debe entregar al IRS los formularios W-4 completos por sus empleados y retener los impuestos de seguridad social que correspondan a cada trabajador según sus cargas.
• Registre al nuevo empleado en su estado. Le recomendamos realizar una búsqueda con las palabras “register new employee” y el nombre de su estado para encontrar una guía con los requisitos específicos que necesita. Usted contará con 20 días desde el primer día que el empleado ha trabajado para realizar este trámite.
• Obtenga un seguro de discapacidad y de desempleo: Esto varía según cada estado y no es requerido en algunos casos.
• Obtenga un seguro de compensación para empleados en caso de accidentes o enfermedades en el trabajo.
• Tenga un sistema de pago. Esto le permitirá controlar el dinero que sale de su empresa y además tener datos fehacientes y ordenados que mostrar al IRS para evitar errores u olvidos que puedan incurrir en multas. No olvide chequear con cuanta frecuencia su estado obliga a pagar a sus empleados (puede ser semanal, bisemanal, mensual o semi mensual).

No olvide que el salario es entre un 66 y 75% del costo total de un empleado. Si usted tiene dudas sobre los requisitos específicos de su estado para contratar empleados, siempre es recomendable consultar con un abogado para evitar multas en el futuro.