Los emprendedores reconocen que una sociedad de responsabilidad limitada (LLC) es una estructura empresarial popular para una pequeña empresa. Una LLC ofrece protección de responsabilidad personal y estructuras fiscales flexibles. Formar una nueva LLC es un proceso sencillo. A continuación se presenta una guía paso a paso para la formación de una LLC, según lo exige el Secretario de Estado de Nueva York.

Pasos para iniciar su LLC en Nueva York

1. Ponga nombre a su LLC

Para abrir una LLC en New York, usted deberá escoger un nombre para su LLC que cumpla con los requisitos de la ley estatal establecidos en NY CLS LLC §204 (en inglés) para nombres de nuevas LLC. Los propietarios de negocios comienzan haciendo una lluvia de ideas para generar varios nombres comerciales potenciales. Luego realizan una búsqueda de nombres para reducir la lista a aquellos disponibles para su uso.

El nombre que usted elija no debe incluir ninguna frase prohibida (en inglés). Al final, incluya uno de los siguientes términos o abreviaturas:

• Limited Liability Company
• LLC
• L.L.C.

En virtud de la ley de sociedades de responsabilidad limitada de Nueva York (en inglés), el registro de un nombre comercial implica el derecho exclusivo a utilizar dicho nombre. Existe una razón de política pública para ello. Para evitar la confusión del público, el nombre de su empresa emergente debe diferenciarse de los otros nombres comerciales registrados en el Departamento de Estado de Nueva York. Para asegurarse de que el nombre de su LLC sea distinguible de todos los nombres comerciales existentes en Nueva York, consulte la base de datos de nombres comerciales del Estado de Nueva York (en inglés) para verificar la disponibilidad del nombre.

2. Obtenga un agente registrado

El agente registrado puede ser un residente de Nueva York o una empresa con una dirección física en Nueva York. De manera predeterminada, el Secretario de Estado es su agente registrado en Nueva York. El Secretario de Estado recibe los documentos legales notificados en relación con acciones legales contra su empresa.

Sin embargo, usted puede preferir actuar como su propio agente registrado o utilizar un servicio de agente registrado. El agente registrado acepta la notificación de procesos y maneja los documentos legales en su nombre, por lo que elija una persona o empresa que esté disponible durante toda la jornada laboral.

3. Presente sus artículos de organización

Usted deberá redactar, firmar y presentar los artículos de organización de su LLC de Nueva York para formar una LLC en Nueva York. Puede presentar los artículos de organización en línea (articles of organization en inglés) o utilizando el formulario de artículos de organización (en inglés).

De conformidad con NY CLS LLC §203 (en inglés), usted debe indicar en sus artículos:

• El nombre de la sociedad de responsabilidad limitada
• El condado de la oficina principal de la LLC
• Si existe una fecha de disolución
• El nombre del agente registrado

Si presenta por correo, envíe el formulario a:

New York Department of State, Division of Corporations
One Commerce Plaza
99 Washington Avenue
Albany, NY 12231

El Departamento de Estado de Nueva York cobra una tarifa de presentación de 200 dólares para presentar los artículos de organización de su LLC.

4. Publique su aviso de formación de la LLC

En virtud de la Ley de Sociedades de Responsabilidad Limitada del Estado de Nueva York, su LLC debe anunciar su formación en periódicos del condado.

Consulte con la oficina del secretario del condado donde usted estableció la oficina de su LLC para encontrar los nombres de dos periódicos de condado designados. Luego, dentro de los 120 días posteriores al registro de los artículos de organización iniciales, publique un aviso de formación de la LLC en los dos periódicos. La publicación debe aparecer durante seis semanas consecutivas.

A continuación, complete y presente el certificado de publicación (en inglés) con las declaraciones juradas de publicación que reciba de los dos periódicos.

Envíe la documentación a:

New York Department of State, Division of Corporations
One Commerce Plaza
99 Washington Avenue
Albany, NY 12231

Incluya una tarifa de presentación de 50 dólares para la publicación. Complete y firme el formulario de autorización para usar su tarjeta de débito o crédito. Haga los cheques o giros postales pagaderos al Department of State. (El estado ofrece tramitación expedita, en inglés, por una tarifa más alta).

5. Redacte un acuerdo operativo

Nueva York exige que las LLC tengan acuerdos operativos (en inglés). Una nueva LLC debe adoptar su acuerdo operativo dentro de los 90 días a partir de la fecha de presentación de los artículos de organización.

Un acuerdo operativo es un documento interno. No es necesario presentarlo ante el Departamento de Estado de Nueva York.

Un acuerdo operativo típico de una LLC aborda la propiedad, los poderes de voto, las responsabilidades, los derechos y las obligaciones de los miembros de la LLC. Debe explicar el proceso para admitir nuevos miembros y el proceso para la disolución final de la LLC.

6. Obtenga un EIN

Un Número de Identificación del Empleador federal (también llamado Employer Identification Number, FEIN, EIN o federal Tax ID) es un número identificador asignado a entidades comerciales. Un FEIN es como un número de Seguro Social para una empresa. Usted necesitará este número para crear un perfil de crédito para su empresa, contratar personas y abrir una cuenta bancaria comercial.

Los propietarios de empresas en Estados Unidos pueden solicitar en línea (en inglés) su número de identificación del empleador federal ante el Servicio de Impuestos Internos (Internal Revenue Service o IRS), que es la única entidad que emite estos números. No hay tarifa para obtener su EIN.

7. Configure cuentas comerciales y fiscales

Después de presentar los artículos de organización en el estado de Nueva York, usted debe configurar cuentas fiscales federales, estatales y del condado. También puede necesitar licencias y permisos comerciales estatales y del condado para establecer y operar su negocio.

8. Verifique requisitos federales o estatales adicionales

Consulte los sitios web estatales y federales para determinar si existen reglas específicas para su negocio. Por ejemplo, algunas LLC pueden tener que presentar un Reporte de Información de Propiedad Beneficiaria (BOIR, en inglés) ante FinCEN. 

Requisitos comerciales y fiscales en Nueva York

Su LLC debe pagar impuestos, retenciones y tarifas de licencias en Nueva York. Registre su nueva empresa en las distintas cuentas fiscales con el Departamento de Impuestos y Finanzas de Nueva York (en inglés).

Impuesto estatal sobre negocios

El estatus fiscal de su LLC determina cómo usted presenta y paga los impuestos estatales.

Una LLC gravada federalmente como sociedad también es gravada como sociedad por Nueva York. Dicha LLC puede necesitar presentar el Formulario IT-204 (en inglés).

Una LLC que elige ser tratada como corporación para efectos del impuesto federal sobre la renta será tratada como corporación para fines fiscales de Nueva York (o como corporación S de Nueva York, cuando corresponda). Este tipo de empresa puede necesitar presentar una declaración de impuestos corporativos estatal (en inglés).

Muchas LLC de un solo miembro prefieren ser “entidades no consideradas” (disregarded entities), de modo que el impuesto federal sobre la renta se traslada al fundador y único miembro personalmente, como en una empresa unipersonal. Si utiliza este tipo de LLC, reporte los ingresos y gastos de su LLC en sus declaraciones personales de impuestos estatales. Las entidades no consideradas con ingresos, pérdidas, ganancias o deducciones provenientes de Nueva York pagan una tarifa anual calculada mediante el Formulario IT-204-LL (en inglés).

Además, la LLC generalmente paga impuestos sobre la renta estimados (en inglés, estatales y federales) cada trimestre del año o se enfrenta a elevadas facturas fiscales vencidas, multas y sanciones.

Impuesto estatal para empleadores

Si usted planea contratar empleados, incluso si también son miembros de la LLC, debe hacer lo siguiente como empleador en Nueva York:

• Registrarse como empleador comercial (en inglés) para seguro de desempleo, retención y reporte de salarios con el estado en línea.
• Pagar impuestos (en inglés) por retenciones y seguro de desempleo, y reportar salarios en línea o usar el Formulario NYS-45 (en inglés) cada trimestre.
• Si usted retiene 700 dólares o más después de cada nómina, debe presentar el Formulario NYS-1; (en inglés) De lo contrario, reporte las retenciones en el Formulario NYS (mencionado arriba).
• Obtener compensación laboral de NYS (en inglés).

Impuestos sobre ventas y uso

¿Su empresa emergente venderá artículos a residentes de Nueva York? Entonces agregue otro registro a su lista. Nueva York considera a su empresa como un proveedor sujeto al impuesto sobre ventas. Use el Formulario DTF-17 (en inglés) para solicitar el registro. Si su solicitud tiene éxito, el Departamento de Finanzas le enviará un Certificado de Autoridad, que usted debe exhibir en cualquier lugar donde venda su mercancía. Presente declaraciones de impuestos sobre ventas trimestrales y anuales según se indique, utilizando el sistema Sales Tax Web File (en inglés) del Departamento de Impuestos de Nueva York.

Licencias y permisos comerciales

Usted puede necesitar licencias y permisos estatales y locales específicos. Depende del tipo de negocio, su ubicación y los eventos especiales a los que pueda asistir. Para obtener detalles sobre su tipo de negocio, comience utilizando la página de servicios de licencias (en inglés). Allí verá qué licencias y permisos necesita su LLC.

Registro en otros estados

¿Su nueva LLC tendrá presencia comercial más allá de Nueva York? Si es así, es posible que deba registrarse como LLC extranjera. Consulte con el Secretario de Estado en el nuevo estado para conocer su proceso de solicitud. Es posible que deba presentar una copia de un certificado de estado (llamado certificado de buena situación en otros estados) que confirme que su LLC cumple con la ley de Nueva York. Usted solicita un certificado de estado por escrito a la División de Corporaciones. La tarifa es de 25 dólares.

Requisitos bienales en Nueva York

Aunque no se requieren informes anuales, una LLC de Nueva York debe presentar declaraciones bienales (en inglés) ante el Departamento de Estado de Nueva York. Bienal significa cada dos años. La fecha límite para la presentación es hasta el final del mes de registro original de la LLC. Las tarifas estatales para la declaración bienal son de 9 dólares. Las LLC deben cumplir con los requisitos de declaración bienal y las tarifas estatales para mantenerse en buen estado.

Preguntas frecuentes sobre la formación de una LLC en Nueva York

¿Cuánto cuesta una LLC en Nueva York?

Cuando usted crea una LLC en Nueva York, tiene los siguientes requisitos de presentación y publicación:

• El Departamento de Estado de Nueva York cobra una tarifa de presentación de 200 dólares para presentar los artículos de organización de su LLC.
• El certificado de publicación de su empresa emergente debe incluir una tarifa de presentación de 50 dólares.
• También hay diversos cargos por la publicación fijados por las empresas periodísticas individuales.

¿Cuál es la tarifa de presentación en Nueva York?

La tarifa para presentar los artículos de organización de su LLC es de 200 dólares.

¿Cuál es el costo de mantener la LLC en Nueva York?

La LLC debe presentar una declaración bienal. Las tarifas estatales para presentar declaraciones bienales son de 9 dólares cada dos años.

¿Qué tipo de LLC puede crear en Nueva York?

• LLC de un solo miembro. Este tipo es para emprendedores individuales (“solopreneurs”). Tiene bajos costos de formación de LLC y requiere un papeleo mínimo. Usted puede, si lo desea, aprobar y añadir miembros posteriormente, siguiendo las directrices que desarrolle en el acuerdo operativo (operating agreement) de su LLC. El IRS considera la LLC de un solo miembro como una “entidad no considerada”, lo que permite la tributación de traspaso (“pass-through”). Todos los estados, incluida Nueva York, permiten la LLC de un solo miembro.
• LLC de múltiples miembros. Al igual que en todos los demás estados, Nueva York también permite la LLC de múltiples miembros. Esta estructura incluye cualquier número de miembros. Todos los miembros deben estar de acuerdo y firmar su acuerdo operativo. Una LLC de múltiples miembros puede ser administrada por los miembros, donde los propietarios (“miembros”) actúan en nombre de la LLC, respetando el acuerdo operativo de la empresa emergente. O la LLC podría ser administrada por un gerente, una estructura que puede apoyarse en la contratación de una administración externa y puede acomodar a inversionistas silenciosos que no son tomadores de decisiones. La LLC de múltiples miembros es una entidad de traspaso (“pass-through”) cuyos miembros tributan personalmente sobre su parte de las ganancias.
• LLC profesional (PLLC). No todos los estados tienen la denominación PLLC (“professional service limited liability company”). Nueva York sí la tiene. De hecho, los profesionales con licencia en Nueva York —abogados, contadores y proveedores médicos— deben crear PLLC. En la estructura comercial de la PLLC, ningún miembro es responsable por la mala práctica de otro miembro. La denominación PLLC no afecta las declaraciones de impuestos federales.

¿Se necesitan artículos de organización en Nueva York?

Los artículos de organización de Nueva York prueban la existencia de la LLC. Usted puede necesitar una copia para mostrársela a un banco con el fin de abrir una cuenta bancaria comercial o conseguir una línea de crédito. Usted puede obtener una copia de sus artículos de organización mediante una solicitud en línea (en inglés) o escribiendo al Secretario de Estado. La tarifa es de 5 dólares por una copia simple o 10 dólares por una copia certificada.

¿Se necesita un certificado de estado?

Un certificado de estado muestra que su LLC está activa y cumple con la ley del estado de Nueva York. Otros estados llaman al certificado de estado un certificado de buena situación (“good standing”) o certificado de existencia. Usted puede solicitar un certificado de estado (en inglés) por escrito. La tarifa por el certificado es de 25 dólares.

Envíe su solicitud por escrito a:

New York State Department of State, Division of Corporations
One Commerce Plaza
99 Washington Avenue
Albany, NY 12231

¿Cuáles son los requisitos para la formación de una LLC en Nueva York?

Para crear una LLC en Nueva York, usted necesita:

• Un nombre comercial que sea aceptable y esté disponible para su uso en Nueva York
• Un agente registrado en Nueva York
• Una dirección de oficina registrada en Nueva York con una dirección física
• Artículos de organización completos
• Requisito de publicación completado
• Un acuerdo operativo de LLC

¿Cuáles son los beneficios de una LLC en Nueva York?

Los propietarios de LLC saben que “sociedad de responsabilidad limitada” es una estructura empresarial única que combina los mejores elementos de las corporaciones y las sociedades. Una LLC protege los activos personales frente a las deudas y demandas de la empresa, como una corporación. Además, una LLC tiene tributación de traspaso (“pass-through”) como una empresa unipersonal o una sociedad. Y, por último, las LLC tienen menos requisitos de informes y de mantenimiento de registros que las corporaciones.

¿Cómo mantengo mi LLC de Nueva York?

Una vez que usted establece su LLC en Nueva York, debe tomar los siguientes pasos para mantenerla en cumplimiento con el Secretario de Estado de Nueva York:

• Presentar la declaración bienal
• Pagar la tarifa de 9 dólares por la declaración bienal

¿Son los artículos de organización lo mismo que un acuerdo operativo?

Los artículos de organización establecen su entidad comercial legal en Nueva York. El acuerdo operativo establece la estructura de administración y las operaciones de su LLC. El acuerdo operativo incluye los derechos y deberes de los miembros, el reparto de ganancias y los procedimientos de disolución. Los artículos de organización son registros públicos ante el Secretario de Estado de Nueva York. El acuerdo operativo es un documento interno de la empresa.

¿Puedo hacer negocios bajo otro nombre?

Sí. En virtud de la ley de Nueva York, una LLC puede hacer negocios bajo un nombre asumido. Los emprendedores que usan un nombre comercial ficticio deben registrar el nombre “doing business as” —(en inglés) también conocido como DBA—. Si utiliza un DBA, siga las reglas para nombres asumidos para empresas de Nueva York y las regulaciones locales. Para registrar un nombre comercial ficticio, presente un formulario de certificado de nombre asumido junto con la tarifa de presentación de 25 dólares ante el Departamento de Estado de Nueva York.

¿Se requieren licencias y permisos comerciales para las LLC en Nueva York?

El estado de Nueva York emite licencias para ciertas profesiones. Consulte la página de servicios de licencias del estado (en inglés). Además, según el lugar donde opere su empresa y la naturaleza de su actividad, usted puede necesitar licencias y permisos comerciales locales. Comuníquese con los gobiernos de su ciudad, condado y municipalidad para conocer sus requisitos.

¿Se puede solicitar una LLC en línea?

Sí. Usted puede formar una LLC de Nueva York en línea completando el formulario de artículos de organización en el sitio web del Secretario de Estado. Existe un servicio llamado New York Business Express (en inglés). Es una guía en línea para ayudarle a iniciar y desarrollar su negocio en Nueva York. Use Business Express para completar la presentación de los documentos de formación de su LLC, comenzando por crear una cuenta en línea (en inglés).

¿Cuál es la dirección del Secretario de Estado de Nueva York?

La dirección del Secretario de Estado de Nueva York es:

Secretary of State
One Commerce Plaza
99 Washington Avenue
Albany, NY 12231

¿Puede utilizar un servicio de agente registrado?

Sí. Las empresas de servicios de agente registrado (en inglés) pueden manejar la presentación inicial de sus artículos de organización y los requisitos de publicación de la LLC y mantener su LLC de Nueva York en cumplimiento.

Aunque el Secretario de Estado de Nueva York es el agente registrado predeterminado, hay beneficios en utilizar un servicio de agente registrado:

• Privacidad: si alguien demanda a su empresa, la demanda se envía a la dirección de la oficina de su agente registrado, no a su lugar de negocios. Usted mantiene las disputas comerciales alejadas de sus clientes.
• Cumplimiento: los agentes registrados le notifican y le recuerdan fechas límite importantes. Perder una presentación bienal o un pago de impuestos es costoso y pone en peligro la situación de su empresa.
• Asistencia administrativa: los emprendedores ocupados necesitan ayuda con el papeleo y los documentos. Los agentes registrados pueden manejar por usted la presentación inicial y los requisitos de publicación. También pueden conseguirle los documentos que pueda necesitar en el futuro, como una copia de sus artículos de organización o un certificado de estado.
• Disponibilidad: el agente registrado está disponible para aceptar la notificación de procesos durante el horario laboral habitual. Dependiendo de la naturaleza de su negocio, usted puede no estar disponible durante esas horas.

¿Qué es una LLC doméstica en Nueva York?

Una LLC doméstica es una LLC formada en Nueva York a través de la oficina del Secretario de Estado. Una vez que Nueva York aprueba sus artículos de organización, usted tiene una LLC doméstica.

¿Cómo registro mi LLC de Nueva York en otro estado?

Si usted hace negocios fuera del estado, debe registrarse como LLC extranjera. Comuníquese con el Secretario de Estado en el nuevo estado para conocer los requisitos de solicitud y comerciales. Es posible que tenga que presentar un certificado de buena situación (llamado certificado de estado en Nueva York). Comuníquese por escrito con la División de Corporaciones para obtener una copia del certificado de estado. La tarifa por el certificado es de 25 dólares.

¿Cómo registro una LLC extranjera en Nueva York?

Si usted tiene una LLC organizada en otro estado o jurisdicción, se le llama LLC extranjera. Para hacer negocios en Nueva York, debe presentar una Solicitud de Autoridad en línea (en inglés) o completar el formulario (en inglés) y enviarlo por correo a la División de Corporaciones. La tarifa de presentación para la solicitud de autoridad es de 250 dólares.

¿Cómo disuelvo una LLC en Nueva York?

Dentro de los 90 días de comenzar a finalizar las operaciones (o en el momento en que ya no haya miembros), una sociedad de responsabilidad limitada de Nueva York debe presentar artículos de disolución ante el Secretario de Estado. Envíelos, junto con la tarifa requerida de 60 dólares, a:

New York Department of State, Division of Corporations
One Commerce Plaza
99 Washington Avenue
Albany, NY 12231

Planifique esta posibilidad desde la creación de su empresa emergente. Incluya pautas para la disolución (una cláusula de salida) en su acuerdo operativo escrito.

¿Puedo formar una LLC anónima?

No, no en Nueva York. Una LLC anónima no revela los nombres de los miembros de la LLC en los artículos de organización. Los nombres de su agente registrado y del organizador de la LLC aparecen en los artículos de organización, que son registros públicos. Las LLC anónimas solo se permiten en Delaware, Nevada, Nuevo México y Wyoming.

Descargo de responsabilidad: La información aquí presentada no constituye asesoría legal ni representación. Es de carácter general y educativo, puede no reflejar todos los desarrollos legales recientes y puede no aplicarse a sus hechos y circunstancias particulares. Considere consultar con un abogado dedicado a derecho comercial si tiene preguntas legales.

Traducción de su original en inglés How to Form an LLC in New York in 8 Steps