Cómo crear una LLC en Florida en 7 pasos: requisitos y costos para emprendedores

¿Qué es una LLC?

Una compañía de responsabilidad limitada (también a veces llamada sociedad de responsabilidad limitada o LLC, por sus siglas en inglés) es una entidad comercial que combina características de una corporación y elementos de una sociedad. Los emprendedores disfrutan de protección de responsabilidad personal y de una estructura fiscal flexible. Si decide que una LLC es la mejor estructura legal para su negocio en Florida, siga estos siete pasos para crear su LLC.

7 pasos para formar una LLC en Florida

1. Elija un nombre para su LLC

Al iniciar una LLC, es importante contar con un nombre único y fácil de recordar para identificar su negocio e impulsar las ventas. Es posible que ya tenga un nombre en mente, pero debe verificar su disponibilidad antes de utilizarlo. Además, las LLC en Florida deben cumplir ciertas reglas de denominación.

Para abrir una LLC en Florida, primero, realice una búsqueda en la base de datos de nombres comerciales de la División de Corporaciones de Florida (en inglés) para verificar si el nombre ya está registrado. Si no hay coincidencias, realice una búsqueda en internet para comprobar que otra empresa no esté utilizando el mismo nombre.

También debe consultar la base de datos de marcas registradas de la Oficina de Patentes y Marcas de los Estados Unidos (USPTO), en inglés, para evitar infringir marcas registradas existentes.

Finalmente, es recomendable verificar la disponibilidad del nombre de dominio para su futura página web.

Requisitos del nombre de una LLC en Florida

Según la ley de Florida (Fla. Stat. §605.0112, en inglés), el nombre de su LLC debe:

• Incluir las palabras “Limited Liability Company”, o las abreviaturas aceptadas “LLC”, “L.L.C.” o “LC.”
• Ser diferente de los nombres de negocios ya existentes.
• No sugerir un propósito distinto al indicado en los Artículos de Organización.
• No contener términos que puedan confundir a la LLC con una agencia gubernamental, corporación u otra entidad registrada.

El nombre debe ser claramente distinguible de otros nombres comerciales registrados en Florida. No basta con agregar un sufijo, signos de puntuación o abreviar palabras.

Puede reservar un nombre comercial por 120 días conforme a Fla. Stat. §605.01125 (en inglés).

2. Designe un agente registrado

Florida exige que toda LLC tenga un agente registrado (Registered Agent) según Fla. Stat. §605.0113. (en inglés).

El agente registrado:

• Recibe notificaciones legales si la LLC es demandada.
• Recibe correspondencia oficial en nombre de la empresa.

Uno de los propietarios o administradores de la LLC puede actuar como agente registrado, siempre que tenga una dirección física en Florida. No se permite utilizar un apartado postal (P.O. Box).

Si ningún propietario puede desempeñar esta función, puede contratar un servicio profesional de agente registrado. Su abogado de derecho empresarial (en inglés) podría ofrecer este servicio también. 

3. Presente los Artículos de Organización

Los Artículos de Organización registran oficialmente su LLC ante la División de Corporaciones de Florida.

Según Fla. Stat. §605.0201 (en inglés), debe incluir:

• Nombre de la LLC.
• Dirección postal de la oficina principal.
• Nombre, dirección y firma del agente registrado.
• Objeto social si se trata de una LLC profesional.

Información opcional recomendada

Aunque no es obligatoria, es recomendable incluir:

• Estructura de administración (estructura empresarial administrada por miembros o gerentes).
• Nombres y direcciones de miembros o gerentes.
• Derechos y responsabilidades de los miembros o administradores.

Esta información puede ser necesaria para abrir cuentas bancarias comerciales.

Es una buena idea incluir esta información opcional. Es posible que deba presentar estos datos ante el estado antes de que las instituciones financieras abran una cuenta para su empresa.

Una vez que haya redactado sus artículos de organización, debe presentarlos ante la División de Corporaciones de Florida. La tarifa de presentación es de $125, pagadera con tarjeta de crédito, tarjeta de débito o una cuenta de Sunbiz. Puede enviar sus formularios y el pago a través del sitio web de la División de Corporaciones de Florida (en inglés).

Si necesita una copia certificada de su presentación, puede solicitarla por un costo adicional.

4. Redacte un acuerdo operativo

Un acuerdo operativo de LLC es un documento legal clave que todas las LLC deberían tener. No está legalmente obligado a contar con un acuerdo operativo en Florida. Sin embargo, las instituciones financieras pueden solicitar este documento antes de abrir una cuenta bancaria comercial o de otorgar un préstamo a su empresa. Posibles inversionistas, contadores y otros profesionales también pueden exigir revisar un acuerdo operativo antes de hacer negocios con su compañía.

En general, un acuerdo operativo de una LLC en Florida debería cubrir lo siguiente:

• Información básica de la empresa
• El propósito de su LLC
• El porcentaje de participación de cada miembro
• Procedimientos para admitir y retirar miembros
• La estructura de gestión, incluyendo la autoridad y responsabilidades de los miembros y gerentes
• Procedimientos de disolución

Las disposiciones de este acuerdo constituyen un contrato entre los miembros de su LLC. Si surge un conflicto entre los miembros, este contrato puede ayudar a resolver malentendidos.

Si es propietario de una LLC de un solo miembro, no tendrá que preocuparse por desacuerdos entre miembros. Aun así, debería contar con un acuerdo operativo. Un acuerdo operativo de LLC de un solo miembro (en inglés) puede ser necesario para servicios bancarios y otros servicios profesionales. Además, un acuerdo operativo ayuda a establecer la legitimidad de su LLC.

5. Obtenga un EIN

También podría tener que solicitar un número de identificación del empleador (EIN), por ejemplo, si contrata empleados, si su LLC tiene más de un miembro o si debe presentar ciertas declaraciones federales. Un EIN también se conoce como número de identificación fiscal federal. Es un número único que identifica a su empresa para obligaciones fiscales. En este sentido, es similar a un número de Seguro Social (SSN) para personas físicas. Para obtener su EIN de manera rápida y sencilla, puede presentar la solicitud en línea a través del sitio web del Servicio de Impuestos Internos (IRS) aquí (en inglés).

6. Configure cuentas comerciales y fiscales

Cuando inicia un nuevo negocio en Florida, debe registrarse para obtener un número de identificación fiscal estatal y cuentas fiscales para empleados, ventas y desempleo. El Departamento de Ingresos de Florida cuenta con una solicitud de impuestos comerciales (en inglés) para establecer esas cuentas.

7. Verifique requisitos federales o estatales adicionales

Consulte los sitios web estatales y federales para determinar si existen reglas específicas para su negocio. Por ejemplo, algunas LLC pueden tener que presentar un Informe de Información de Beneficiarios Finales (BOIR, en inglés) ante FinCEN.

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Requisitos Empresariales y Fiscales en Florida

Los requisitos legales y fiscales variarán según el tipo de negocio que opere. Sin embargo, todas las empresas tendrán algún tipo de obligación fiscal. Florida cuenta con una guía fiscal para nuevos propietarios de negocios.

Impuesto Estatal para Empresas

Florida no aplica un impuesto estatal sobre los ingresos de las LLC que operan como entidades de traspaso fiscal (pass-through entities). Sin embargo, si su LLC está clasificada como corporación para efectos del impuesto federal sobre la renta, es posible que deba presentar una declaración de impuesto corporativo estatal. La tasa actual del impuesto sobre la renta corporativa es del 5.5 %.

Impuestos Estatales para Empleadores

Si tiene empleados, debe establecer cuentas para la retención de impuestos del empleador y para el impuesto de reempleo (reemployment tax). Al registrar su empresa ante el Departamento de Ingresos de Florida (Florida Department of Revenue), puede crear estas cuentas.

Los empleadores en Florida deben:

• Reportar nuevas contrataciones al Servicio de Manutención Infantil (Child Support Services, en inglés) del Departamento de Ingresos.
• Retener los impuestos laborales correspondientes.
• Presentar y pagar el impuesto de reempleo (seguro de desempleo).
• Proporcionar seguro de compensación para trabajadores (workers’ compensation).

Impuesto sobre Ventas y Uso

Si su empresa vende bienes, recauda impuestos sobre ventas y tiene empleados, probablemente deba registrarse ante el Departamento de Ingresos de Florida (DOR).

Para determinar si debe recaudar el impuesto sobre ventas en Florida, puede consultar la guía de impuestos sobre ventas del Departamento de Ingresos. También puede utilizar su solicitud tributaria empresarial en línea para registrarse y pagar dichos impuestos cuando corresponda.

Licencias y Permisos Comerciales

Florida no exige una licencia comercial estatal general, pero puede necesitar licencias y permisos locales dependiendo de la naturaleza de su negocio.

Puede obtener más información en:

• Florida Department of State (en inglés)
• Si considera que su empresa podría requerir una licencia federal, consulte la Small Business Administration (SBA, en inglés), cuyo sitio web ofrece una lista detallada de actividades comerciales que requieren licencias federales.

Registro en Otros Estados

Si desea que su LLC de Florida opere en otro estado, debe comunicarse con la oficina del Secretario de Estado correspondiente para registrarla como una LLC extranjera (foreign LLC).

Es posible que le soliciten un Certificate of Status para demostrar que su LLC se encuentra en regla (good standing). Puede solicitar este certificado a través de:

• SunBiz Florida (en inglés)

La tarifa para obtenerlo es de $5.

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Requisitos Anuales en Florida

Según la legislación de Florida (en inglés), todas las LLC deben presentar un informe anual o reporte anual (Annual Report) ante la División de Corporaciones del Departamento de Estado.

• Fecha límite: 1 de mayo de cada año.
• Ejemplo: Si su LLC se constituyó en marzo de 2022, deberá presentar su primer informe anual antes del 1 de mayo de 2023 y continuar haciéndolo cada año.
• Tarifa de presentación: $138.75.
• Multa por presentación tardía: $400.

Información requerida en el Informe Anual

• Nombre y dirección de la LLC.
• Número EIN (si posee uno).
• Fecha de constitución.
• Información de contacto de al menos un gerente de la empresa.
• Información adicional relevante, como cambios de agente registrado.

El informe anual puede presentarse en línea ante la División de Corporaciones (en inglés).

Además del informe anual, debe asegurarse de:

• Pagar el impuesto estatal sobre ingresos empresariales si eligió tributar como corporación.
• Pagar los impuestos estatales de empleador.
• Pagar los impuestos estatales sobre ventas y uso.
• Cumplir con los requisitos de cualquier otro estado donde opere su LLC.

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Preguntas frecuentes sobre la formación de una LLC en Florida

¿Cuánto cuesta crear una LLC en Florida?

• Presentación de los Articles of Organization: $125.
• Presentación del Informe Anual: $138.75.

¿Cuál es la tarifa de presentación de una LLC en Florida?

La tarifa para presentar los artículos de organización ante el Secretario de Estado es de $125.

¿Cuánto cuesta mantener una LLC en Florida?

Debe presentar un informe anual para continuar operando legalmente. El costo anual es de $138.75.

¿Qué tipos de LLC pueden crearse en Florida?

LLC de un solo miembro (Single-Member LLC)
Si una sola persona forma la LLC.

LLC de múltiples miembros (Multi-Member LLC)
Si la LLC es creada por dos o más personas.

LLC Profesional (PLLC)
Diseñada para profesionales como médicos, dentistas, arquitectos, abogados y contadores.

¿Son necesarios los Artículos de Organización?

Sí. Es el documento inicial que se presenta para constituir una LLC en Florida.

Puede necesitarlos para:

• Abrir cuentas bancarias comerciales.
• Obtener cuentas de procesamiento de pagos.
• Solicitar licencias comerciales.

Puede solicitar una copia certificada a la División de Corporaciones. El costo es de $30.

¿Necesito un Certificado de Estatus (Certificate of Status)?

No es obligatorio, pero puede ser necesario para:

• Registrarse como LLC extranjera en otro estado.
• Solicitar préstamos.
• Realizar ciertas transacciones comerciales.

La tarifa estatal es de $5.

¿Cuáles son los requisitos para formar una LLC en Florida?

Debe:

1. Elegir un nombre válido para la LLC.
2. Designar un agente registrado y una dirección registrada.
3. Presentar los Articles of Organization ante la División de Corporaciones.
4. Pagar la tarifa de $125.

Aunque no es obligatorio, se recomienda redactar un Operating Agreement para regular:

• Distribución de responsabilidades.
• Reparto de ganancias.
• Compra de participaciones.
• Operaciones diarias.

¿Cuáles son los beneficios de una LLC en Florida?

Protección de responsabilidad limitada

Los bienes personales de los miembros generalmente están protegidos frente a las deudas y obligaciones de la empresa.

Por ejemplo, si la empresa entra en quiebra, los acreedores normalmente sólo podrán reclamar los activos de la LLC y no los bienes personales de sus miembros.

Tributación de traspaso (Pass-Through Taxation)

Las ganancias y pérdidas se trasladan a las declaraciones personales de impuestos de los miembros, evitando la doble tributación típica de muchas corporaciones.

¿Cómo mantengo mi LLC activa en Florida?

• Presentando el Informe Anual.
• Pagando la tarifa anual correspondiente.

Si no presenta el informe anual, la División de Corporaciones puede disolver la LLC.

¿Los Articles of Organization son lo mismo que un Operating Agreement?

No. Los artículos de organización son un documento presentado al estado para crear la LLC. El acuerdo operativo es un contrato interno que establece las reglas de funcionamiento de la empresa.

Aunque es opcional en Florida, muchas instituciones financieras lo exigen antes de otorgar préstamos o abrir cuentas bancarias.

¿Puedo operar bajo un nombre diferente?

Sí. Puede registrar un nombre ficticio (DBA – Doing Business As).

Para ello debe:

• Presentar una Solicitud de Registro de Nombre Ficticio.
• Pagar una tarifa de $50.

Aprenda más sobre esto en este link (en inglés). 

¿Las LLC necesitan licencias y permisos comerciales?

Florida no exige una licencia comercial estatal general, pero debe verificar los requisitos de licencias y permisos de su ciudad y condado.

¿Puedo constituir una LLC en línea?

Sí. Puede realizar el trámite en línea a través de SunBiz.org. (en inglés)

¿Cuál es la dirección de la División de Corporaciones de Florida?

Por correo:

New Filing Section
Division of Corporations
P.O. Box 6327
Tallahassee, FL 32314

En persona:

2415 N Monroe St Suite 810
Tallahassee, FL 32303

¿Puedo utilizar un servicio de agente registrado?

Sí. Un agente registrado puede ayudarle a:

• Mantener la privacidad de la empresa.
• Recibir notificaciones legales.
• Recordar fechas límite de informes y pagos.
• Obtener copias de documentos corporativos.

¿Qué es una LLC doméstica?

Una LLC creada conforme a las leyes de Florida es una Domestic LLC.

Si fue creada en otro estado y opera en Florida, se considera una Foreign LLC.

¿Cómo registro mi LLC de Florida en otro estado?

1. Verificar que su LLC esté en regla.
2. Solicitar el Certificate of Status.
3. Presentar la solicitud como LLC extranjera en el nuevo estado.
4. Pagar las tarifas correspondientes.

¿Cómo registro una LLC extranjera en Florida?

Debe presentar una solicitud para realizar negocios en Florida ante la División de Corporaciones.

• Tarifa de presentación: $125.

Se requerirá información como:

• Nombre de la LLC.
• Dirección.
• Estado de origen.
• Agente registrado.

¿Cómo disuelvo una LLC en Florida?

Si sus circunstancias han cambiado, es posible que necesite cerrar su negocio. Primero, debe seguir cualquier procedimiento de disolución establecido en el acuerdo operativo de la LLC. En segundo lugar, cierre todas las cuentas fiscales y comerciales para evitar cargos por mora y sanciones. Finalmente, presente los artículos de disolución ante la División de Corporaciones.

La terminación (“disolución”) de su LLC es sencilla en Florida. Puede presentar sus artículos de disolución en línea (en inglés).

Deberá proporcionar la siguiente información:

• El nombre de su LLC
• La fecha y el motivo de la disolución
• Los nombres de los miembros o el nombre de la persona encargada de liquidar la empresa

La tarifa de presentación para la disolución es de $25. Después de enviar los artículos de disolución en línea, el sistema reflejará este cambio en un plazo de dos a tres días hábiles.

¿Puedo formar una LLC anónima en Florida?

No. Si bien algunos estados permiten LLCs anónimas, Florida no es uno de ellos.

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Aviso Legal

La información presentada aquí no constituye asesoría ni representación legal. Es información general y educativa, puede no reflejar los desarrollos legales más recientes y podría no aplicarse a sus circunstancias particulares. Si tiene preguntas legales específicas, considere consultar a un abogado en derecho empresarial.

Adaptación de su original en inglés How to Form a Florida LLC in 7 Steps