Cómo crear una LLC en New Jersey en 7 pasos: requisitos y costos para emprendedores

¿Está pensando en iniciar una sociedad de responsabilidad limitada en Nueva Jersey? Las sociedades de responsabilidad limitada, o LLC, son entidades comerciales populares que los emprendedores eligen para sus pequeños negocios (small business entity). La LLC tiene una estructura empresarial única que ofrece protección de responsabilidad para los activos personales de los miembros de la LLC y tributación “de paso” a las declaraciones de impuestos individuales de los miembros.

A continuación, compartimos el paso a paso para formar una LLC en Nueva Jersey.

1. Nombrar su LLC

La ley de Nueva Jersey N.J. Stat. §42:2C-8 (en inglés) exige que el nombre comercial sea único y diferente del nombre de cualquier otra empresa. El nombre de su LLC debe terminar con “limited liability company” o su abreviatura, como LLC o L.L.C. A continuación, algunas consideraciones al elegir el nombre de su empresa.

Buscar disponibilidad del nombre. Su primera tarea será buscar en la base de datos del State of New Jersey Business Record Service Name Database (en inglés) para verificar conflictos de nombre y asegurarse de que ninguna otra New Jersey LLC use el nombre que ha elegido.

Reservar el nombre de su empresa. Una vez que tenga un nombre comercial único, presente una solicitud de reserva de nombre (Application for Reservation of Name, en inglés) ante el Division of Revenue and Enterprise Services Central Forms Repository. Puede presentar el formulario en línea o por corre, por una tarifa de $50. La reserva de nombre no es obligatoria, pero evita que otros usen su nombre mientras organiza su LLC. bajo N.J. Stat. §42:2C-10 (en inglés), la reserva protege su nombre por 120 días.

Proteger el nombre de su empresa. A continuación, asegúrese de que nadie más pueda usar el nombre de su empresa en el negocio o en internet. Esto se hace verificando que el nombre de dominio esté disponible. Si está disponible, registre su dominio.

Si desea hacer negocios a nivel nacional o proteger su marca comercial, debe registrar el nombre como marca ante la United States Patent and Trademark Office (USPTO). Este proceso toma tiempo y dinero. El nombre sigue protegido como marca de derecho consuetudinario mientras la solicitud está pendiente.

Una vez que reciba su marca federal, solicite al Secretario de Estado de Nueva Jersey registrarla como marca o marca de servicio en Nueva Jersey (en inglés). También puede registrar la marca solo en el estado de New Jersey.

2. Obtener un agente registrado (registered agent)

Bajo N.J. Stat. §42:2C-14 (en inglés), una LLC debe tener un agente registrado. Un agente registrado recibe notificaciones legales (service of process) en nombre de la LLC. Un agente registrado en Nueva Jersey puede ser una persona o una empresa. Puede ser su propio agente registrado. El agente registrado, ya sea persona o empresa, debe tener una dirección física en Nueva Jersey (no un apartado postal). Algunos propietarios usan un servicio profesional de agente registrado.

3. Presentar su Certificado de Formación (certificate of formation)

Ahora está listo para redactar y presentar su certificado de formación para el registro empresarial ante el Secretario de Estado de Nueva Jersey.

De acuerdo con N.J. Stat. §42:2C-18 (en inglés), su certificado de formación requiere lo siguiente:

• Nombre de la LLC
• Fecha de formación de la LLC
• Nombre del agente registrado, correo electrónico y dirección física en Nueva Jersey
• Fecha de disolución si su LLC terminará en una fecha específica (si deja esto en blanco, la LLC continuará indefinidamente)
• Firma del miembro o persona autorizada que completa el formulario
• Si la LLC es una corporación extranjera (no de Nueva Jersey), la solicitud debe incluir un certificado de buena reputación del estado de origen
• Tarifa de presentación de $125
• Presentar el certificado de formación por correo o en línea. Si se presenta en línea, recibirá una copia inmediatamente. Una copia por correo tarda unos diez días.

Puede presentar la solicitud en línea o consultar con un abogado en derecho empresarial que puede ayudarle a verificar el nombre y presentar los documentos. 

4. Redactar un Acuerdo Operativo (operating agreement)

Un acuerdo operativo de LLC es un documento legal que establece las reglas de operación del negocio. Es similar a los estatutos de una corporación. Algunos estados requieren que una LLC tenga un acuerdo operativo, pero Nueva Jersey no es uno de ellos. Sin embargo, hay otras razones para tener uno, incluso si es una LLC de un solo miembro.

Un banco puede querer ver su acuerdo operativo y certificado de formación al abrir una cuenta bancaria comercial o al solicitar un préstamo o tarjeta de crédito. Además, si planea atraer nuevos miembros o vender la LLC, necesitará un acuerdo operativo.

Un acuerdo operativo puede ser relativamente simple, pero debe abordar lo siguiente:

• Administración
• Porcentaje de propiedad de cada miembro
• Estructura de distribución de ganancias y pérdidas
• Derechos de voto de los miembros
• Responsabilidades de los miembros y administradores
• Procedimientos para reuniones
• Reglas para compras, acuerdos de compra-venta o transferencias por fallecimiento

5. Obtener un EIN (Employer Identification Number)

Solicite un Número de Identificación de Empleador (EIN), especialmente si planea tener empleados o si su LLC tiene más de un miembro. Un EIN, o número de identificación fiscal, es similar a un número de Seguro Social para su negocio.

Un EIN permitirá que su LLC presente impuestos y abra una cuenta bancaria comercial. También establece su negocio como una entidad independiente.

Puede solicitar un EIN en línea (en inglés) con el Internal Revenue Service (IRS) o presentar el formulario IRS SS-4 (en inglés) por correo o fax. El tiempo de respuesta depende del método. En línea es inmediato. Por fax tardatres a cuatro días hábiles. Por correo suele tardar cuatro a cinco semanas.

6. Configurar cuentas comerciales y fiscales

Una vez creada su LLC, debe registrar el negocio con el New Jersey Department of Revenue & Enterprise Services. Debe registrarlo dentro de los 60 días desde la fecha de formación usando su portal en línea de registro empresarial (en inglés).

Además, debe establecer cuentas fiscales federales, estatales y locales, especialmente si tiene empleados.

7. Verificar requisitos federales o estatales adicionales

Revise los sitios web estatales y federales para determinar si existen reglas específicas para su negocio. Por ejemplo, algunas LLC pueden tener que presentar un Beneficial Ownership Information Report (BOIR, en inglés) ante FinCEN. Actualmente, muchas LLC y otras entidades creadas en EE. UU. deben presentar un BOIR, a menos que califiquen para una exención específica según la ley federal.  

Requisitos comerciales y fiscales en Nueva Jersey

Dependiendo de su tipo de negocio, existen numerosos requisitos estatales y federales para su nueva LLC. Además, las LLC tienen diferentes obligaciones fiscales según su estatus tributario elegido.

Al hacer negocios en Nueva Jersey, usted se registra para una cuenta fiscal (en inglés) completando el formulario NJ-REG en el New Jersey Division of Revenue. Debe identificar qué impuestos se requieren, como ingresos, ventas y uso, e impuestos de empleador. Recibirá un certificado de registro empresarial y un número de identificación fiscal de Nueva Jersey.

Impuesto estatal sobre negocios

Si elige su LLC como una entidad de paso, los miembros presentan declaraciones de impuestos estatales y federales individuales. No hay impuesto estatal corporativo. Si elige una corporación C, estará sujeto al impuesto corporativo de Nueva Jersey y al impuesto federal corporativo.

Impuesto estatal de empleador

Su LLC estará sujeta a reglas estatales si tiene empleados, incluso si los empleados también son miembros. Al registrar su cuenta fiscal, debe indicar si pagará impuestos de nómina y retención de salarios.

• Debe registrar a todos los empleados en el New Jersey Child Support Employer Services Portal (en inglés) dentro de los 20 días posteriores a la contratación.
• Debe registrarse y pagar el seguro de compensación laboral de Nueva Jersey (en inglés).
• Debe establecer una cuenta de seguro de desempleo con el New Jersey Department of Labor and Workforce Development (en inglés).

Impuestos sobre ventas y uso

Su empresa puede cobrar impuestos sobre ventas si vende bienes o servicios gravables en Nueva Jersey. Al registrarse como vendedor, recibirá un Certificate of Authority to Collect Sales Tax. Luego remitirá el impuesto al estado.

Licencias y permisos comerciales

Nueva Jersey licencia ciertos tipos de negocios. El New Jersey Business Action Center (en inglés) tiene una lista de estos. Debe consultar con autoridades locales sobre licencias adicionales.

Registro en otros estados 

Si desea hacer negocios en otro estado, debe registrarse como LLC extranjera en ese estado. Dependiendo de sus operaciones, también puede necesitar cuentas fiscales y de empleador.

Requisitos anuales en Nueva Jersey

Después de formar su LLC en Nueva Jersey, debe presentar un informe anual. Puede hacerlo en línea con el New Jersey Annual Reports and Change Services (en inglés). Necesitará su número de entidad comercial y la fecha de formación inicial. La tarifa es de $75. Debe presentar el informe cada año en el mes aniversario de la formación de la LLC.

Preguntas frecuentes sobre la formación de LLC en Nueva Jersey

¿Cuánto cuesta una LLC en Nueva Jersey?

La tarifa inicial para establecer una LLC en Nueva Jersey es de $125. Cada año posterior, existe una tarifa estatal de $75 por el informe anual.

¿Cuál es la tarifa de presentación de una LLC en Nueva Jersey?

Para establecer una LLC en Nueva Jersey, debe presentar un certificado de formación y pagar una tarifa de $125.

¿Cuál es el costo de mantener una LLC en Nueva Jersey?

Nueva Jersey requiere la presentación de un informe anual para su LLC. La tarifa del informe anual es de $75. Por ejemplo, si necesita presentar una enmienda para cambiar su agente registrado o la dirección de la oficina, la tarifa de la enmienda es de $100.

¿Qué tipos de LLC puede crear en Nueva Jersey?

1. LLC de un solo miembro (SMLLC). Una LLC de un solo miembro tiene únicamente un propietario o miembro. Nueva Jersey permite las SMLLC. Los requisitos de presentación para una SMLLC son los mismos que para una LLC de múltiples miembros.
2. LLC de múltiples miembros (MMLLC). Las LLC de múltiples miembros tienen más de un propietario o “miembros”. Un gerente-miembro puede ser una sola persona o un grupo que administra la LLC.
3. LLC profesional (PLLC). Nueva Jersey no ofrece compañías profesionales de responsabilidad limitada. Este tipo de LLC está destinado a profesionales con licencia, como médicos, abogados y contadores. Sin embargo, los profesionales pueden formar una LLC cuyos miembros sean profesionales con licencia.

¿Necesita un certificado de formación en Nueva Jersey?

Algunos bancos requieren sus artículos de organización (o, en Nueva Jersey, un certificado de formación) para demostrar que usted ha establecido una LLC en Nueva Jersey. Puede solicitar una copia de su certificado de formación a través de la Division of Revenue & Enterprise Services. La tarifa es de $0.10 por página. Si desea una copia certificada (oficial), la tarifa es de $50. Puede visitar la página Copies of Business Entity Document (en inglés) para solicitar copias.

¿Necesita un certificado de buena reputación? (good standing)

Un certificado de buena reputación demuestra que su LLC cumple con la ley estatal y que los requisitos de presentación de informes e impuestos están al día. Nueva Jersey denomina al certificado de buena reputación como “Business Entity Standing Certificate”. Puede solicitar este certificado en el sitio web de la Division of Revenue & Business Entity Services, en la sección Business Records Services (en inglés).

¿Cuáles son los requisitos para formar una LLC en Nueva Jersey?

Para crear una LLC en Nueva Jersey, necesita:

• Un nombre comercial para su LLC
• Un agente registrado
• Una oficina registrada (una dirección física en Nueva Jersey)
• El pago de la tarifa de presentación de $125

¿Cuáles son los beneficios de una LLC en Nueva Jersey?

• Responsabilidad personal limitada para los miembros frente a deudas comerciales y demandas
• Menos requisitos de informes y mantenimiento de registros que otras entidades comerciales, como las corporaciones
• Evitar la doble tributación —empresarial y personal— de las corporaciones si la LLC es gravada como una entidad de paso

¿Cómo mantengo mi LLC de Nueva Jersey?

Una vez que establezca su LLC, querrá mantenerla en buen estado. Para hacerlo, debe cumplir con los requisitos anuales de presentación de informes de la LLC. Debe presentar el informe anual durante el mes aniversario de la formación de su LLC y pagar la tarifa estatal de $75. El informe anual se presenta en línea a través del servicio New Jersey Annual Reports and Change Services (en inglés).

¿Es el certificado de formación lo mismo que un acuerdo operativo?

No. El certificado de formación es la presentación inicial de su LLC para establecerla en Nueva Jersey. Un acuerdo operativo es un documento interno de la empresa que describe la estructura de administración, las reglas para distribuir ganancias y pérdidas, y los derechos y obligaciones de los miembros. El certificado de formación es un documento público. El acuerdo operativo es un documento interno de la empresa.

¿Puedo operar bajo un nombre diferente?

Sí. Si desea utilizar un nombre comercial diferente del nombre legal registrado de su LLC, debe presentar un DBA (“doing business as”) para registrar su nombre alternativo. Este registro se realiza ante el estado. Debe consultar la base de datos estatal de disponibilidad de nombres para asegurarse de que puede usar el nombre en Nueva Jersey.

¿Se requieren licencias y permisos comerciales para las LLC en Nueva Jersey?

Dependiendo del tipo de negocio, es posible que necesite licencias y certificaciones. Consulte la Guía de Licencias y Certificaciones de Nueva Jersey (en inglés) para encontrar el departamento correspondiente y conocer los requisitos de licencia.

¿Puede solicitar una LLC en línea?

Nueva Jersey cuenta con un portal de la Division of Revenue & Enterprise Services para presentar en línea el certificado de formación de su LLC (en inglés). También puede consultar con un abogado de derecho empresarial para que lo asista en el proceso.

¿Cuál es la dirección del Secretario de Estado de Nueva Jersey?

NJ Division of Revenue and Enterprise Services
P.O. Box 45
Trenton, NJ 08646-0303

¿Puede utilizar un servicio de agente registrado?

Sí. Una empresa de servicios de agente registrado ofrece muchos beneficios para el empresario ocupado, desde la redacción y presentación del certificado de formación hasta el mantenimiento del buen estado de su LLC. Las empresas de servicios de agente registrado:

• Mantienen privadas las disputas comerciales. Aceptan la notificación de demandas en la dirección del agente, manteniendo los litigios alejados de su lugar de negocios.
• Mantienen privada la ubicación de su negocio. Si opera desde su hogar y no desea que figure como registro público, el agente registrado proporciona su dirección oficial.
• Mantienen su LLC en cumplimiento. Le notifican sobre fechas límite de impuestos e informes anuales y le reenvían su correspondencia.

Estos servicios también pueden ayudarle a obtener documentos necesarios, como copias certificadas de documentos de la entidad comercial o certificados de buena reputación. Mantener su empresa en cumplimiento es fundamental para conservar la protección de responsabilidad limitada de la LLC. Las tarifas pagadas a una empresa de servicios de agente registrado pueden ser menores que las sanciones por dejar vencer su LLC.

¿Qué es una LLC doméstica en Nueva Jersey?

Una LLC doméstica es aquella formada en Nueva Jersey. Cuando presenta el certificado de formación en Nueva Jersey y el Secretario de Estado lo aprueba, usted obtiene una LLC doméstica.

¿Cómo registro mi LLC de Nueva Jersey en otro estado?

Si tiene una LLC de Nueva Jersey pero desea hacer negocios en otro estado, debe registrarse como LLC extranjera en ese otro estado. Generalmente, registrará su LLC en la oficina del Secretario de Estado correspondiente. Debe obtener autorización para utilizar su nombre comercial, completar un registro de LLC extranjera y pagar una tarifa. También puede ser necesario presentar el certificado de buena reputación de Nueva Jersey junto con su solicitud.

¿Cómo registro una LLC extranjera en Nueva Jersey?

Si tiene una LLC en otro estado pero desea operar en Nueva Jersey, debe registrarse como LLC extranjera en Nueva Jersey. El proceso es similar al del certificado de formación. Debe asegurarse de que puede utilizar su nombre comercial, contar con un agente registrado y una oficina en Nueva Jersey, y presentar una solicitud. Utilizará el mismo portal de formación comercial para solicitar el New Jersey Foreign LLC Certificate of Authority (en inglés). Debe seleccionar NJ Foreign Limited Liability Company (FLC) en el menú desplegable.

¿Cómo disuelvo una LLC en Nueva Jersey?

Si ya no necesita su LLC, deberá disolverla ante el Secretario de Estado para evitar sanciones y cargos por demora.

• Siga las reglas de disolución establecidas en el acuerdo operativo de su LLC (si tiene uno)
• Cierre las cuentas comerciales y fiscales de la LLC
• Siga los pasos para cerrar un negocio indicados en la página de la Division of Revenue & Enterprise Services (en inglés)

¿Puedo formar una LLC anónima en Nueva Jersey?

No. Una LLC anónima no divulga a los propietarios de la LLC en los documentos de formación. El certificado de formación es un registro público. Nueva Jersey no permite LLC anónimas. Las LLC anónimas pueden crearse en Delaware, Nevada, Nuevo México y Wyoming.

Descargo de responsabilidad: Esta información no constituye asesoramiento legal y es de carácter general.

Traducción del original en inglés How to Form an LLC in New Jersey in 7 Steps