Leyes comerciales en Puerto Rico: pasos para empezar un negocio

La siguiente es una lista de gestiones y documentos que necesita para empezar un negocio en Puerto Rico.

Elegir el tipo de estructura para empezar un negocio en Puerto Rico

Lo primero que deberá considerar es el tipo de negocio que quiere empezar en Puerto Rico. Existen varios tipos de corporaciones. Entre ellas están incorporación (inc.), corporación (corp.) y compañía de responsabilidad limitada (LLC). También existe la opción de operar a nombre propio, en una figura que se llama Doing Business As (DBA). El DBA sirve si la idea es operar un negocio pequeño, ser contratista independiente u ofrecer servicios profesionales.

La diferencia principal entre una corporación y el DBA es que el DBA es un negocio personal que se lleva bajo el nombre y la responsabilidad jurídica del individuo. La DBA se tributa en la planilla de impuestos personal y no provee protecciones contra la responsabilidad legal como es el caso de los otros tipos de corporaciones. En el caso de una demanda, la DBA será demandada pero el empresario es quien responde en su carácter personal, poniendo en riesgo sus bienes si se determina que debe pagar por algún daño.

Si tiene dudas sobre el tipo de entidad que más le conviene, es importante consultar con un abogado y contador. Los ingresos de la corporación se tributan aparte mediante Planillas de Negocio. Esto puede resultar en “doble tributación” por lo que es importante llevar la contabilidad del negocio con mucho cuidado. Lo otro que queda por considerar es el costo de los registros de corporación. Estos varían entre los $150-$250, dependiendo del tipo de entidad que decida registrar.

Solicitar el Seguro Social Patronal (EIN)

Si elige comenzar una corporación, deberá solicitar un Seguro Social Patronal (EIN en inglés). Este es un seguro social especial y exclusivo para corporaciones. El seguro social patronal debe solicitarlo directo al Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos (IRS por sus siglas en inglés). Es totalmente gratis y será necesario para registrarse en el Departamento de Hacienda y abrir cuenta de banco.

Registrarse con el Departamento de Hacienda

Para registrarse con la tesorería estatal (Departamento de Hacienda) debe hacerlo en línea a través del Sistema Unificado de Rentas Internas (SURI). Puede registrar su negocio como DBA (individuo) con su Seguro Social personal y un nombre comercial para su negocio. También puede registrar una corporación con un Seguro Social Patronal (EIN). Luego de registrarse, recibirá una copia digital de su Registro de Comerciante.

Una vez completado el registro, el sistema le clasificará como Agente Retenedor (si cobra Impuesto sobre Ventas y Uso o) o de Agente No-Retenedor (si no lo cobra). Si su certificado dice “Agente No-Retenedor” no es necesario rendir la Planilla Mensual. Si el registro dice “Agente Retenedor” debe llenar la planilla mensual al Departamento de Hacienda.

Gestionar los permisos de operación necesarios para empezar el negocio en Puerto Rico

Patentes, permisos de uso, permisos de bomberos, certificados de salud etc. Estos documentos varían dependiendo del tipo de negocio que haya empezado en Puerto Rico. La opción más responsable es orientarse en la Oficina de Permisos del municipio donde estará ubicado el negocio sobre los permisos que necesita para comenzar a operar dependiendo el tipo de negocio que vaya a establecer. Eso es especialmente importante en el caso del permiso de uso, que es un permiso municipal.

Para solicitar el resto de los permisos como el los de bomberos, el de salud ambiental y la certificación de exclusión categórica, debe ir a cualquier oficina regional de la Oficina de Gerencia de Permisos de Puerto Rico o solicitarlo electrónicamente.

Abrir una cuenta de banco para el negocio

Una vez que su negocio quede establecido apropiadamente, debe abrir una cuenta comercial en el banco para manejar los cobros y pagos del mismo. En el banco le exigirán un Registro de Comerciante de Hacienda para abrir la cuenta. Algunas cuentas corporativas pueden exigir balance mínimo mensual y cobrar cargos por servicio.

Es importante para llevar la contabilidad del negocio, que guarde todas las facturas que reciba o envíe a nombre de este. Las facturas son la forma más sencilla de evidenciar las transacciones de un negocio y mantener los números listos para llenar los impuestos. Es recomendable tener todo organizado digitalmente para ahorrarse tiempo y complicaciones. Otra cosa que debe considerar es contratar un contador público autorizado. Los contadores son profesionales que están actualizados con todas las leyes contributivas. Esto ayudara a proteger su negocio y mantenerlo en cumplimiento de dichas leyes.