¿Qué debe ser incluido en el manual de un empleado?

Para el crecimiento de su negocio usted depende de sus empleados. Usted desea que sus empleados alcancen y superen sus expectativas. Sin embargo, para ello, muchos empleadores hacen lo que sus empleados necesitan para entender estas expectativas. Al respecto, muchos empleadores, particularmente los que cuentan con muchos empleados, encuentran de utilidad la creación de manuales para el empleado.

Adicionalmente a comunicar claramente al empleado las expectativas del empleador, un manual del empleado puede ser un documento importante si más tarde se presenta una disputa acerca de un asunto del empleo. Muchos tribunales no consideran solamente la información en el manual del empleado como un aviso adecuado para el empleado, sino también consideran que el manual del empleado es prueba de un contrato entre los empleadores y los empleados. Por estas razones, es importante crear un manual del empleado, completo para su negocio y sin ambigüedades.

Qué Debe ser Incluido en el Manual del Empleado

Generalmente, su manual del empleado debe contener las secciones siguientes:

• Compensación: en la mayoría de los casos, su política de compensación debe incluir información sobre lo siguiente:
  • Nómina: los empleados deben conocer con qué frecuencia se les pagará y mediante qué método (cheque, depósito directo, etc.);
  •  Entrega de horas trabajadas: los trabajadores por hora deben ser informados acerca de cómo deben entregar sus hojas de horas trabajadas para su pronto pago;
  •  Días Festivos: debe proporcionarse una lista de días festivos con la indicación acerca de si los empleados necesitan trabajar en esas fiestas y cómo serán compensados por ello.
  • Pago de Tiempo Fuera: debe proporcionarse una descripción del pago de tiempo fuera, tal como las vacaciones, necesidades personales y por enfermedad. Los empleados deben conocer cuanto tiempo fuera se les pagará atendiendo a su posición y años de servicio. Deben proporcionarse los procedimientos de aprobación para el uso de vacaciones anticipadas y de tiempo personal así como la inclusión del uso del tiempo por enfermedad. Por ejemplo, algunas compañías permiten a los empleados utilizar el tiempo correspondiente a enfermedad para cuidar de un hijo enfermo o para citas con los doctores, mientras que otras compañías no lo establecen así.
• Otros Beneficios: debe proporcionarse la descripción de otros beneficios, incluyendo el tiempo fuera de conformidad con la Ley de Abandono por Razones Médicas y Familiares (FMLA), abandono por maternidad, abandono por razones militares, o discapacidad de corto plazo. También deben describirse los procedimientos para obtener y contribuir el seguro para la salud. Si el empleador ofrece seguro dental, beneficios por retiro o ayuda para colegiatura. 
• Revisión del Desempeño: deben incluirse los procedimiento y la frecuencia para el análisis del desempeño.
• Política de Conducta de la Compañía: deben ser claramente descritas las expectativas del empleado. Estas pueden incluir cosas tales como una política de no fumar, un código del vestuario, una política de asistencia, una política sobre el uso de la propiedad de la compañía y una política de no abuso de sustancias.
• Confidencialidad de la Información: si se espera que los empleados consideren confidencial cierta información del empleador, entonces esta regla debe ser incluida en el manual.
• Políticas Antidiscriminación: la mayoría de los manuales del empleado contienen información indicando que es ilegal la discriminación con base en el sexo, raza, religión, nacionalidad de origen y edad, discriminación que no se permite en el lugar de trabajo. Estas políticas también incluyen la prohibición del acoso sexual.
• Procedimientos de Queja: los empleados deben saber qué hacer si tienen una queja en caso de que sean violadas las políticas antidiscriminatorias o de otra índole del empleador.
• Disciplina: también deben proporcionarse los procedimientos disciplinarios para los empleados que violen las reglas del empleador.

Los manuales del empleado son un documento importante de los negocios y pueden tener importantes ramificaciones legales para los empleados y empleadores. En consecuencia, es importante redactarlos cuidadosamente y obtener asesoría legal si tiene alguna duda o preocupación.